To do- listat avuksi arkeen

Sovi talouspalaveri, varaa katsastus, ilmoita lapsen hoitoajat, tarkasta ostolaskut, pyydä tarjous…. Päässä pyörivät tulevaisuuden tehtävät heikentävät läsnäoloamme tässä hetkessä. Kiireen tunne johtuu monesti myös siitä, että emme ole jäsennelleet itsellemme tehtäviä ja niiden tärkeysjärjestystä.

Kun tehtäviä on monia, asioiden tärkeysjärjestystä voi olla haasteellista hahmottaa ilman selkeää suunnitelmaa. Asioiden näennäinen kiire voi ottaa meistä vallan ja tekemisestä tulee poukkoilevaa tulipalojen sammuttelua. Jokin tärkeä, tai kokonaisuuden kannalta oleellinen tehtävä voi myös unohtua kokonaan.

To do-listat ovat oiva apu kokonaisuuden hahmottamiseen. Alkuun pääset varaamalla itsellesi sopivan hetken kalenteristasi ja kirjaamalla ylös kaikki mielessä pyörivät tehtävät. Tehtävät voit kirjoittaa paperille, muistikirjaan, puhelimen muistioon, tai johonkin ajanhallintasovellukseen.

Sähköisiä tehtävänhallintasovelluksia ovat esimerkiksi Trello, Google Keep ja Microsoft To Do. Moni suosii sähköisiä sovelluksia, jolloin listoja on helpompi muokata ja niitä voi käyttää monella eri laitteella. Listat eivät myöskään pääse katoamaan niin helposti, kun ne löytyvät monesta paikasta. Tehtävälistoja voi myös jakaa työpaikalla, tai perheen kesken.

Kirjaamisen jälkeen tehtävät kannattaa ryhmitellä tarkemmin. Yksi pitkä to do- lista on ongelmallinen, koska listalla olevat tehtävät eivät ole tasavertaisessa asemassa. Tehtävien kesto, kiireellisyys ja tärkeys vaihtelevat. Jotkut tehtävät voivat myös tuntua tärkeiltä, tai kiireelliseltä oikeasti olematta sitä.

Ryhmittelyssä apuna voi käyttää esimerkiksi Eisenhoverin matriisia.
Voit myös miettiä juuri sinulle sopivan ryhmittelyn, jota voi kehittää matkan varrella.

Kun olet jakanut tehtävät omiin ryhmiinsä, järjestele ne ryhmän sisällä tärkeysjärjestykseen. Jokin tehtävä saattaa sisältää monta pienempää tehtävää, jolloin se voi vaatia oman listansa. Suuresta ja laajasta tehtäväkokonaisuudesta tulee helpommin lähestyttävä, kun sen jakaa pienempiin osatehtäviin.

Itse olen hieman soveltanut kategorioita ja jakanut ne seuraavasti:
Tärkeät, vaikuttaa tulokseen
Tärkeät, eivät vaikuta tulokseen
Tärkeät pikkujutut
Ei tärkeät pikkujutut

Mietin jokaista tehtävää oman työnkuvani kautta. Delegoin tehtävän eteenpäin, jos asia kuuluu jonkun muun hoitoon. Pyrin olemaan hyvin tarkka omasta ajankäytöstäni. Osaisin tehdä montakin minulle tulevaa tehtävää, mutta niiden tekeminen veisi aikaa joltain vielä olennaisemmalta asialta, jota välttämättä kukaan muu ei pysty hoitamaan. Aikaa voisi säästyä tehtävän tekemisessä neuvomisen sijaan, mutta tehtävän toistuessa asiaan käytetty kokonaisaikamäärä kasvaa. Käytän itse Trelloa, jonne on nopea lisätä mielessä pyörivä tehtävä vaikka vielä ennen nukkumaan menoa.

Ei ole olemassa yhtä oikeaa, tai väärää tapaa kirjata asioita ylös. Tärkeintä on, että löydämme juuri itse sopivan tavan. Tehtävälistojen tarkoitus on tuoda selkeyttä arkeen ja vähentää kiireen tunnetta. Samalla voimme iloita onnistumisistamme ja asioiden etenemisestä. To do- listojen avulla voit helposti miettiä seuraavan päivän, tai viikon ohjelman etukäteen ja aamuisin voi alkaa suoraan tuumasta toimeen.

Mukavaa sunnuntai iltaa! Otatko to do- listan käyttöön heti ensi viikolla?

-Suvi

One Reply to “To do- listat avuksi arkeen”

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.