Kymmenen vinkkiä sähköpostin tehokkaampaan käyttöön

Monella meistä sähköpostin inbox pullistelee kesäloman jälkeen. Sähköposti on hyvä renki, mutta todella huono isäntä. Se voi huomaamatta haukata kohtuuttomasti tehokasta työaikaa työpäivästä. Sähköpostin kilahdus aiheuttaa lukuisia keskeytyksiä päiviimme ja suunnitellut tehtävät voivat jäädä roikkumaan.

Ryhtyessämme heti hoitamaan jokaista saapunutta viestiä, annamme samalla viestin lähettäjälle vallan päättää ajankäytöstämme. Työpäivistä voi tulla poukkoilevaa tulipalojen sammuttelua. Päivän jälkeen olo voi olla nuutunut ja tuntuu, että mitään ei saanut aikaiseksi, vaikka koko ajan teki jotain. On hyvä muistaa, että sähköposti korvaa tavallisen kirjepostin ja se on tarkoitettu kiireettömien asioiden hoitoon.

Sähköposteja ei kannata käsitellä ensimmäisenä aamulla. Työpäivän ensimmäinen tunti on yleensä tehokkainta työaikaa, joten se kannattaa käyttää tärkeimpiin tai haastavimpaan työtehtäviin. Sähköposteihin ehtii palata aamukahvin jälkeenkin.

Listasin kymmenen vinkkiä sähköpostin tehokkaampaan käyttöön

  1. Poista ilmoitukset uusista viesteistä
    Poista kaikki saapuvien viestien äänimerkit ja ponnahdusilmoitukset niin tietokoneesta, kuin puhelimisesta ja tabletistakin. Piilota saapuneiden viestien määrä kuvakkeesta ja mahdolliset esikatselut. Näin sinulle ei tule halua vilkuilla uusia viestejä ja vältyt turhilta keskeytyksiltä.
  2. Minimoi saapuva posti
    Peru turhat uutiskirjeet ja mainokset. Postin käsittely nopeutuu, kun laatikkoasi ei täyty mainoksista. Tämä saattaa hillitä myös ostohalujasi ja kukkaro kiittää! Voit ohjata tarpeelliset uutiskirjeet ja mainokset suoraan omiin kansioihinsa ja lukea ne sinulle sopivana ajankohtana.
  3. Varaa kalenteristasi aika saapuneiden viestien käsittelyyn
    Sähköpostin käyttö on työtehtävä siinä missä muutkin ja sille kannattaa varata aikaa kalenterista. Tehtävistäsi riippuen sähköpostia on hyvä käsitellä 1- 3 kertaa päivässä.
  4. Kansiot kuntoon
    Mieti sinulle toimivin kansiorakenne, jonne saat helposti siirrettyä säilytettävät viestit. Kansiorakennetta voi matkavarrella hioa ja niihin voi myös suoraan ohjata viestejä.
  5. Tyhjennä inbox joka päivä
    Pyri joka päivä siihen, että saapuneet- kansio on tyhjä. Hoida heti viestit, joiden hoitamiseen menee alle kolme minuuttia. Mikäli viestin käsittely ja siihen liittyvien tehtävien edistäminen kestää kauemmin, lisää tehtävä to do- listallesi esimerkiksi Trelloon. Hoiditpa viestin heti, tai kirjasit sen tehtävälistallesi, siirrä viesti omaan kansioonsa tai roskakoriin.
  6. Inboxin tehokas tyhjennys
    Mikäli inboxisissasi on viestejä pitkältä aikaväliltä, siirrä kahta kuukautta vanhemmat sähköpostit omaan kansioonsa sen enempää käsittelemättä. Vanhoissa viesteissä on harvoin mitään kovin akuuttia ja niihin voi palata, jos tarve tulee. Käy uusimmat viestit läpi kohdan 5 avulla ja ota inboxin tyhjentäminen osaksi päivittäistä rutiinia. Tähän toimenpiteeseen kannattaa varata pari tuntia aikaa.
  7. Otsikko ja sisältö
    Kirjoita viestiä lähettäessäsi otsikkoon selkeästi mitä asia koskee, jotta vastaanottajan on helppo käsitellä viesti. Kirjoita sisältöön napakasti asiasi. Mikäli haluat sopia tapaamiseen, voit ehdottaa jo suoraan muutamaa sinulle sopivaa ajankohtaa. Mikäli asiasi tarvitsee useamman viestin vaihtoa, olisiko jokin muu viestimisväline tehokkaampi? Monesti soittamalla, tai chat-viestillä asian saa nopeammin eteenpäin. Voit laittaa asian vahvistamiseksi sähköpostiviestin myöhemmin perään.
  8. Mieti vastaanottajat
    Hillitäksesi omaa viestitulvaasi, mutta ajatellen myös muita, kannattaa miettiä kenelle viestien lähettäminen on välttämätöntä. Henkilöiden lisääminen varmuuden vuoksi viesteihin voi jättää aidosti tärkeät viestit vähemmälle huomiolle. Vastatessasi sähköposteihin, muista vastata kaikille asianosaisille, jotta informaationkulku ei epähuomiossa katkea.
  9. Katso sähköpostejasi ainoastaa silloin, kun voit käsitellä niitä
    Sähköpostin vilkuilu iltaisin, tai viikonloppuisin saattaa tuplata ajankäytön sähköpostin parissa. Kotona sähköposteja ei välttämättä voi käsitellä asiaankuuluvasti, joten joudut palaamaan niihin myöhemmin. Näin ajankäyttö kasvaa viestien parissa ja työasiat luikertelevat vapaa-ajalle. Sähköposti heikentää läsnäoloa, keskeyttää aivan kuten työpäivisinkin.
  10. Käytä liitteitä
    Muistioita, tai muita myöhemmin tärkeitä dokumentteja ei kannata kirjoittaa suoraan sähköpostin viestikenttään, koska henkilöiden vaihtuessa näihin on mahdotonta palata. Toimivampi ratkaisu onkin liittää muistio esimerkiksi pdf-muodossa viestiin ja tallentaa pdf paikkaan, josta muut löytävät sen tarpeentullen.

Otin viitisen vuotta sitten käyttöön tyhjän inboxin tavoitteen, joka on toiminut todella hyvin. Välillä on päiviä, että en ehdi käymään viestejä läpi, mutta tilanteen saa korjattua nopeasti. Olen keskittänyt kaikki rutiinityöt iltapäiviin, jolloin käsittelen myös sähköpostini. Mikäli viesteissä on jotain kriittistä, ehdin hoitaa asian työpäivän aikana.

Pidän sähköpostia tärkeänä apuvälineenä työssäni. Pyrin sopimaan kaikista asioista kirjallisesti, jotta niihin on helppo ja nopea palata tarpeen tullen. Puhumalla asioiden sopiminen olisi toki helppoa, mutta myöhemmin asioiden selvittelyyn menee kohtuuttomasti aikaa.

Oletko sinä miettinyt omaa sähköpostin käyttöäsi? Oletko tehostanut sitä jollain tavalla?

Kiireetöntä syksyä!

-Suvi

Rakkaudella tehty

Mitkä ovat ne rakkaimmat asiat keittiössä? Entä mitkä taas toiminnallisuuden ja ajankäytön kannalta olennaisimmat? Meillä jokaisella on varmasti tavaroita joita emme tarvitse kovin usein tai välttämättä laisinkaan? Ajattelemme, että niiden on hyvä olla olemassa kaiken varalta jos niitä sitten tarvitseekin joskus. Sitä vähemmän aikaa menee järjestelyyn, mitä vähemmän tavaraa on. 

Nämä lasit minulla ovat muistona mummoni kanssa vietetyistä hetkistä ruoan äärellä. Tunnearvo on mittaamaton. Mummo oli saanut lasit lahjaksi 1970-luvulla Kauhajoen sukulaisilta.

Minulla on myös muutama sellainen tavara, joilla on tunnearvoa. Näitä ovat myös ne kuuluisat mummolan mehulasit, joista olen pariin otteeseen maininnut jo aiemmin. Nämä ovat muistona minulle rakkaista hetkistä mummoni kanssa keittiössä. Ne muistuttavat minua myös siitä miten tärkeää mummolleni oli osoittaa rakkautta laittamalla hyvää kotiruokaa. Kun ruoka on rakkaudella tehty, se todellakin maistuu jokaisessa suupalassa. Mummo antoi kirjaimellisesti hyvät eväät elämään. Tee rakkaudella, arvosta niitä pieniäkin asioita elämässä ja juhlista jokaista elämäsi päivää kupillisella kahvia.

Tällä viikolla olen viettänyt aikaa keittiössä jopa normaalia enemmän. Olen järjestellyt kaappeja ja miettinyt miten keittiö ja ruoan laitto organisoidaan parhaiten. Pienellä asialla voi olla suuri merkitys. Kokosin tähän kuusi käyttämääni vinkkiä. Näiden avulla sain keittiön kaappeihin lisää tilaa ja toiminnallisuutta. Lisäksi olen opetellut pitämään pöytätasoilla mahdollisimman vähän tavaraa. Kaappien järjestelyn myötä useat tavarat ovatkin nyt mahtuneet kaappeihin katseilta piiloon.

  1. Pura ruoka-aineet ja tavarat kaapeista pöydälle. 

Tarkasta ruoka-aineiden päiväykset. Mieti mille on käyttöä ja mitä oikeasti tarvitset. Jos joudut miettimään jonkin esineen käyttötarkoitusta omassa keittiössäsi liian pitkään, et todennäköisesti tule tarvitsemaan sitä.

  1. Ruoka-aineiden ja tavaroiden sijoittelu. 

Mieti mitä ruoka-aineita ja tavaroita käytät usein ja mitä harvemmin? Sijoita usein käyttämäsi ruoka-aineet ja tavarat laatikoiden ja hyllyjen etuosaan. Pohdi sijoittelua myös käyttötarkoituksen mukaan. Esimerkiksi leivontatarvikkeet omaan kaappiinsa.

  1. Usein käytetyt esille

Mieti mitä käytät päivittäin? Voisiko suolan, pippurin ja öljyn asetella vaikka kauniisti tarjottimelle? Näissä voi hyödyntää lasisia purkkeja. Lisää päiväykset aina kun poistat raaka-aineet toiseen astiaan omasta pakkauksestaan.

  1. Tutki mahdollisuudet

Onko kaapeista otettu kaikki mahdollinen hyöty irti? Mahtuisiko oveen maustehylly tai tasku resepteille? Voisitko hyödyntää kalustevalmistajan hyllynjakajia?

  1. Luovu turhasta

Onko tavaroiden joukossa jotain mitä et ole käyttänyt vuosiin? Pähkinänsärkijä, astiasto? Mitä jos lahjoittaisit tai myysit ne Facebookin kirppis-ryhmässä?

  1. Toista säännöllisesti

Parhaatkin suunnitelmat vaativat ajoittain päivitystä. Jotta kaapit pysyvät siisteinä, käy ne läpi säännöllisesti. Mikäli huomaat, että tavarat vaihtavat mystisesti paikkaansa, merkitse niille omat paikkansa tarroilla. Tarratulostin tai liitutarra on tähän loistava vaihtoehto.

Omat reseptit säilytän Trellossa. Trello on ilmainen sovellus, joka liikkuu mukana kaikkialla. Sinne on hyvä liittää kuvat ja kommentit mikäli reseptiä on tarvinnut muokata.

Tässä onkin ollut paljon kivaa tekemistä. Eikä vieläkään ole valmista. To do-listalla on uusi lajittelupiste keittiöön. Valmista tulee pala palalta. Aina voi aloittaa vaikka yhden hyllyn tai kaapin päivässä.

Onko sinulla joitain tavaroita, joilla on tunnearvoa?

Aurinkoista sunnuntaita <3

Marika

Kokeilemisen arvoinen ajanhallintamenetelmä

Käytän itse lähes päivittäin Pomodoro ajanhallintamenetelmää. Menetelmä toimii niin töissä, opiskellessa kuin vapaa-ajallakin. Mikä parasta, se on todella yksinkertainen. Pomodoro on tehostanut ajankäyttöäni huomattavasti ja turha haaveilu on jäänyt. Suosittelen testaamaan tätä jo tänään!
Mikäli jäit miettimään menetelmän nimeä, niin se tarkoittaa tomaattia ja juontaa juurensa klassisesta tomaatin mallisesta munakellosta.  

Tee näin:

Valitse to do- listaltasi tehtävä
Valitse selkeä tehtävä, jota aioit edistää. Sulje puhelimet sekä muut häiriötekijät ympäriltäsi.

Laita ajastin soimaan 25 minuutin päähän
Keskity valitsemaasi tehtävään täysin seuraavat 25 minuuttia. Pitäydy aikataulussa ja älä tee mitään muuta tänä aikana. Voit käyttää ajastimena puhelintasi, netistä löytyviä ajastimia, tai perinteistä munakelloa.  

Pidä viiden minuutin tauko
Pidä pieni 5 minuutin tauko kun 25 minuuttia on kulunut. Aivojen on hyvä antaa levähtää hetki. Hae vaikka kuppi kahvia, laita pyykit koneeseen, tai jaloittele vain hetki.

Pidä neljän jakson jälkeen pidempi tauko
Hyvä pituus on esimerkiksi 20-30 minuuttia.

Pomodoro- tekniikka madaltaa kynnystä aloittaa isompienkin asioiden edistämistä. Näemme monesti tehtävät isoina epämääräisinä kokonaisuuksina, joiden aloittaminen voi olla vaikealta. Sain itse vietyä opintoni päätökseen Pomodoron avulla. Tein monena päivänä ainoastaan yhden 25 minuutin pätkän lapsen päiväunien aikana ja asiat edistyivät jo siinä ajassa mukavasti. Yhteen asiaan keskittyminen toimii itselläni huomattavasti paremmin kuin multitasking.

Suosittelen ehdottomasti testaamaan tätä! Tämä toimii myös pienillä lapsilla esimerkiksi huoneen siivouksen apuna. Aikajaksojen pituutta voi heidän kanssaan lyhentää.

Mukavaa viikonloppua!

Suvi