Kymmenen vinkkiä sähköpostin tehokkaampaan käyttöön

Monella meistä sähköpostin inbox pullistelee kesäloman jälkeen. Sähköposti on hyvä renki, mutta todella huono isäntä. Se voi huomaamatta haukata kohtuuttomasti tehokasta työaikaa työpäivästä. Sähköpostin kilahdus aiheuttaa lukuisia keskeytyksiä päiviimme ja suunnitellut tehtävät voivat jäädä roikkumaan.

Ryhtyessämme heti hoitamaan jokaista saapunutta viestiä, annamme samalla viestin lähettäjälle vallan päättää ajankäytöstämme. Työpäivistä voi tulla poukkoilevaa tulipalojen sammuttelua. Päivän jälkeen olo voi olla nuutunut ja tuntuu, että mitään ei saanut aikaiseksi, vaikka koko ajan teki jotain. On hyvä muistaa, että sähköposti korvaa tavallisen kirjepostin ja se on tarkoitettu kiireettömien asioiden hoitoon.

Sähköposteja ei kannata käsitellä ensimmäisenä aamulla. Työpäivän ensimmäinen tunti on yleensä tehokkainta työaikaa, joten se kannattaa käyttää tärkeimpiin tai haastavimpaan työtehtäviin. Sähköposteihin ehtii palata aamukahvin jälkeenkin.

Listasin kymmenen vinkkiä sähköpostin tehokkaampaan käyttöön

  1. Poista ilmoitukset uusista viesteistä
    Poista kaikki saapuvien viestien äänimerkit ja ponnahdusilmoitukset niin tietokoneesta, kuin puhelimisesta ja tabletistakin. Piilota saapuneiden viestien määrä kuvakkeesta ja mahdolliset esikatselut. Näin sinulle ei tule halua vilkuilla uusia viestejä ja vältyt turhilta keskeytyksiltä.
  2. Minimoi saapuva posti
    Peru turhat uutiskirjeet ja mainokset. Postin käsittely nopeutuu, kun laatikkoasi ei täyty mainoksista. Tämä saattaa hillitä myös ostohalujasi ja kukkaro kiittää! Voit ohjata tarpeelliset uutiskirjeet ja mainokset suoraan omiin kansioihinsa ja lukea ne sinulle sopivana ajankohtana.
  3. Varaa kalenteristasi aika saapuneiden viestien käsittelyyn
    Sähköpostin käyttö on työtehtävä siinä missä muutkin ja sille kannattaa varata aikaa kalenterista. Tehtävistäsi riippuen sähköpostia on hyvä käsitellä 1- 3 kertaa päivässä.
  4. Kansiot kuntoon
    Mieti sinulle toimivin kansiorakenne, jonne saat helposti siirrettyä säilytettävät viestit. Kansiorakennetta voi matkavarrella hioa ja niihin voi myös suoraan ohjata viestejä.
  5. Tyhjennä inbox joka päivä
    Pyri joka päivä siihen, että saapuneet- kansio on tyhjä. Hoida heti viestit, joiden hoitamiseen menee alle kolme minuuttia. Mikäli viestin käsittely ja siihen liittyvien tehtävien edistäminen kestää kauemmin, lisää tehtävä to do- listallesi esimerkiksi Trelloon. Hoiditpa viestin heti, tai kirjasit sen tehtävälistallesi, siirrä viesti omaan kansioonsa tai roskakoriin.
  6. Inboxin tehokas tyhjennys
    Mikäli inboxisissasi on viestejä pitkältä aikaväliltä, siirrä kahta kuukautta vanhemmat sähköpostit omaan kansioonsa sen enempää käsittelemättä. Vanhoissa viesteissä on harvoin mitään kovin akuuttia ja niihin voi palata, jos tarve tulee. Käy uusimmat viestit läpi kohdan 5 avulla ja ota inboxin tyhjentäminen osaksi päivittäistä rutiinia. Tähän toimenpiteeseen kannattaa varata pari tuntia aikaa.
  7. Otsikko ja sisältö
    Kirjoita viestiä lähettäessäsi otsikkoon selkeästi mitä asia koskee, jotta vastaanottajan on helppo käsitellä viesti. Kirjoita sisältöön napakasti asiasi. Mikäli haluat sopia tapaamiseen, voit ehdottaa jo suoraan muutamaa sinulle sopivaa ajankohtaa. Mikäli asiasi tarvitsee useamman viestin vaihtoa, olisiko jokin muu viestimisväline tehokkaampi? Monesti soittamalla, tai chat-viestillä asian saa nopeammin eteenpäin. Voit laittaa asian vahvistamiseksi sähköpostiviestin myöhemmin perään.
  8. Mieti vastaanottajat
    Hillitäksesi omaa viestitulvaasi, mutta ajatellen myös muita, kannattaa miettiä kenelle viestien lähettäminen on välttämätöntä. Henkilöiden lisääminen varmuuden vuoksi viesteihin voi jättää aidosti tärkeät viestit vähemmälle huomiolle. Vastatessasi sähköposteihin, muista vastata kaikille asianosaisille, jotta informaationkulku ei epähuomiossa katkea.
  9. Katso sähköpostejasi ainoastaa silloin, kun voit käsitellä niitä
    Sähköpostin vilkuilu iltaisin, tai viikonloppuisin saattaa tuplata ajankäytön sähköpostin parissa. Kotona sähköposteja ei välttämättä voi käsitellä asiaankuuluvasti, joten joudut palaamaan niihin myöhemmin. Näin ajankäyttö kasvaa viestien parissa ja työasiat luikertelevat vapaa-ajalle. Sähköposti heikentää läsnäoloa, keskeyttää aivan kuten työpäivisinkin.
  10. Käytä liitteitä
    Muistioita, tai muita myöhemmin tärkeitä dokumentteja ei kannata kirjoittaa suoraan sähköpostin viestikenttään, koska henkilöiden vaihtuessa näihin on mahdotonta palata. Toimivampi ratkaisu onkin liittää muistio esimerkiksi pdf-muodossa viestiin ja tallentaa pdf paikkaan, josta muut löytävät sen tarpeentullen.

Otin viitisen vuotta sitten käyttöön tyhjän inboxin tavoitteen, joka on toiminut todella hyvin. Välillä on päiviä, että en ehdi käymään viestejä läpi, mutta tilanteen saa korjattua nopeasti. Olen keskittänyt kaikki rutiinityöt iltapäiviin, jolloin käsittelen myös sähköpostini. Mikäli viesteissä on jotain kriittistä, ehdin hoitaa asian työpäivän aikana.

Pidän sähköpostia tärkeänä apuvälineenä työssäni. Pyrin sopimaan kaikista asioista kirjallisesti, jotta niihin on helppo ja nopea palata tarpeen tullen. Puhumalla asioiden sopiminen olisi toki helppoa, mutta myöhemmin asioiden selvittelyyn menee kohtuuttomasti aikaa.

Oletko sinä miettinyt omaa sähköpostin käyttöäsi? Oletko tehostanut sitä jollain tavalla?

Kiireetöntä syksyä!

-Suvi

Katse tulevaisuuteen

Kuljemme tietoisesti sekä tiedostamatta kohti tavoitteitamme. Siksi onkin hyvä pysähtyä säännöllisesti miettimään, mitä tulevaisuudelta haluamme? Usein olemme hyvin tavoitteellisia työelämässä, mutta muun elämän tavoitteet saattavat jäädä taka-alalle. Tämän vuoksi ehkä käytämme ruuhkavuodet- termiä. Joskus voi olla tunne, että elämä vain lipuu ohitsemme. Omia tavoitteita on todella tärkeä miettiä, koska silloin elämään voi tuoda juuri niitä asioita, joita haluaa.

2017 osallistuin Levillä Artic Challengeen. Jokainen osallistuja kilpailee kisassa itseään vastaan, tavoitteena voittaa itsensä ja omat voimavarat.

Itselleni kesäloma on hyvä hetki pysähtyä ja summata kulunutta vuotta sekä miettiä loppuvuotta. Minkälaisia tavoitteita olen asettanut itselleni? Pitäisikö jotain muuttaa? Haluanko elämääni jotain uutta, tai jotain lisää?

Kenellekään ei ole varmaankaan jäänyt epäselväksi, että rakastan suunnitella asioita. Ahdistun, jos minulla ei ole tulevaisuuden varalle suunnitelmia. Suunnittelemattomuus aiheuttaa minussa valtavaa ahdistusta. Suunnitelmani saattavat muuttua monta kertaa matkanvarrella. Jotkut ideat voivat myös jäädä kokonaan toteuttamatta.

Ennen tein vuosisuunnitelmani muistikirjoihin, mutta nyt ole siirtynyt ainoastaan Trelloon, joka on aina mukanani. Olen jakanut suunnitelmat kolmeen eri ryhmään.

– Työ ja talous
– Opiskelu
– Vapaa-aika ja hyvinvointi

Omia tavoitteita ja unelmia miettiessä kannattaa keskittyä ensin vain siihen, mitä haluaa. Mikäli tässä vaiheessa alkaa jo miettiä, että miten sen voi toteuttaa, moni asia jää tekemättä. Olemme todella hyviä kertomaan itsellemme tarinoita siitä, miksi jokin asia ei ole juuri meidän kohdallamme mahdollista. Tämän vuoksi kannustankin jakamaan omia unelmia ja tavoitteita muiden kanssa. Uudet näkökulmat ja ideat auttavat pääsemään haluttuun lopputulokseen!

Perheeni ja vapaa-aika heidän kanssaan on minulle todella tärkeää. Haluan myös tehdä ja kokea erilaisia asioita arjessa sekä kehittää itseäni. Suunnitelmieni ja aikataulujen ansiosta aikaa jää kaikelle. Arjessa voi monesti tuntua, että jollekin asialle ei ole yksinkertaisesti aikaa. Moni asia ei kuitenkaan tarvitse päiväkohtaisesti puolta tuntia enempää.

Loppuvuodelle kaipaan enemmän omaa aikaa ja tilaa. Haluaisin myös opiskella jotain uutta, ehkä yliopistossa. Olen myös toivonut minilomaa mieheni kanssa, sekä ruskaretkeä Pohjois-Suomeen.

-Suvi

Kokeilemisen arvoinen ajanhallintamenetelmä

Käytän itse lähes päivittäin Pomodoro ajanhallintamenetelmää. Menetelmä toimii niin töissä, opiskellessa kuin vapaa-ajallakin. Mikä parasta, se on todella yksinkertainen. Pomodoro on tehostanut ajankäyttöäni huomattavasti ja turha haaveilu on jäänyt. Suosittelen testaamaan tätä jo tänään!
Mikäli jäit miettimään menetelmän nimeä, niin se tarkoittaa tomaattia ja juontaa juurensa klassisesta tomaatin mallisesta munakellosta.  

Tee näin:

Valitse to do- listaltasi tehtävä
Valitse selkeä tehtävä, jota aioit edistää. Sulje puhelimet sekä muut häiriötekijät ympäriltäsi.

Laita ajastin soimaan 25 minuutin päähän
Keskity valitsemaasi tehtävään täysin seuraavat 25 minuuttia. Pitäydy aikataulussa ja älä tee mitään muuta tänä aikana. Voit käyttää ajastimena puhelintasi, netistä löytyviä ajastimia, tai perinteistä munakelloa.  

Pidä viiden minuutin tauko
Pidä pieni 5 minuutin tauko kun 25 minuuttia on kulunut. Aivojen on hyvä antaa levähtää hetki. Hae vaikka kuppi kahvia, laita pyykit koneeseen, tai jaloittele vain hetki.

Pidä neljän jakson jälkeen pidempi tauko
Hyvä pituus on esimerkiksi 20-30 minuuttia.

Pomodoro- tekniikka madaltaa kynnystä aloittaa isompienkin asioiden edistämistä. Näemme monesti tehtävät isoina epämääräisinä kokonaisuuksina, joiden aloittaminen voi olla vaikealta. Sain itse vietyä opintoni päätökseen Pomodoron avulla. Tein monena päivänä ainoastaan yhden 25 minuutin pätkän lapsen päiväunien aikana ja asiat edistyivät jo siinä ajassa mukavasti. Yhteen asiaan keskittyminen toimii itselläni huomattavasti paremmin kuin multitasking.

Suosittelen ehdottomasti testaamaan tätä! Tämä toimii myös pienillä lapsilla esimerkiksi huoneen siivouksen apuna. Aikajaksojen pituutta voi heidän kanssaan lyhentää.

Mukavaa viikonloppua!

Suvi

Miksi haluan puhua ajanhallinnasta?

Olin koulussa se oppilas, jonka läksyt olivat tekemättä, koulukirja unohtunut kotiin tai pyysin lisäaikaa, milloin mihinkin. Lukiossa suoritin viimeisessä jaksossa seitsemän kurssia. Ammattikoulun opinnäytetyön taisin palauttaa viimeisenä mahdollisena päivänä ja ammattikorkeassakin viihdyin muutaman vuoden ylimääräistä. Kärsin valtavasti jatkuvasta kiireen tunteesta ja ympärilläni pyörivistä keskeneräisistä asioista.

Ensimmäisen luokan kevään todistukseni.

Kuulin monesti olevani laiska, saamaton tai huolimaton. Uskoin vielä muutama vuosi sitten olevani oikeasti laiska. Onneksi ajankäytöstä alettiin puhua entistä enemmän ja löysin uusia tapoja suunnitella omaa ajankäyttöäni ja tekemisiäni. Omien uskomusten äärelle on hyvä pysähtyä ja miettiä, että mistä ne oikeasti juontavat juurensa ja ovatko ne edes totta. Olen löytänyt itselleni hyviä tapoja toimia ja haluan jakaa parhaimmat oivallukseni myös muille.

Puhun usein siitä, että meiltä vaaditaan pienestä huolehtimaan tavaroistamme, olemaan ajoissa ja muistamaan sitä sun tätä, mutta missään ei opeteta konkreettia tapoja ajan ja asioiden hallintaan. Missä opetetaan järjestelmällisyyttä? Moni lapsi ja nuori pärjäisi varmasti paremmin koulussa, kun saisi tukea ajanhallintaansa ja löytäisi itselleen sopivia tapoja toimia. Näistä opeista ei olisi haittaa meille aikuisillekaan.

Muistikirjoja on kertynyt vuosien varrella jokunen. Nykyään muistiinpanoni ja to do-listani ovat sähköisesti Trellossa, jossa niiden muokkaus on nopeaa ja helppoa.

Keskeneräisiä tehtäviä pähkäillessäni huomasin myös, että asetan riman todella korkealle. Moni asia jäi tekemättä sen takia, koska koin sen tekemisen niin aikaa vieväksi, tai vaikeaksi itse keksimieni vaatimusten vuoksi. Hyvä ei ollut riittävä, piti olla täydellinen. Omassa ajan ja energian käytössä olisi hyvä hahmottaa, että miksi vaadimme itseltämme niin paljon? Yleensä hyvä on riittävä, ei tarvitse olla täydellinen.

Olen siirtänyt muistilaput myös Trelloon, jotta asiat pysyvät paremmin järjestyksessä.

Olen etsinyt itselleni hyviä tapoja ajan- ja tehtävien hallintaan ja haluan jakaa parhaimmat oivallukseni myös muille. Asioiden ennakoinnilla pääsee monesti huomattavasti helpommalla, kuin kiireessä edestakaisin säntäillen. Ajankäytön suunnittelu on auttanut itseäni rentoutumaan ja antanut lisää vapaa-aikaa, josta en pode huonoa omatuntoa. Muuttujia tulee toki aina, niin töissä kuin kotonakin. Sen takia on tärkeintä olla itselleen armollinen.

On myös hyvä muistaa, että elämä ei ole pelkkää suorimista.

Suvi

Paluu vanhoihin tapoihin?

Olen ollut nyt kaksi kuukautta töissä äitiyslomani jälkeen. Tuntuu, että elämämme on helpottunut kaikilta osin todella paljon. Odotin töiden alkua innolla, mutta samalla olo oli todella haikea, kun yksi elämänvaihe oli päättymässä. Onneksi en murehtinut asiaa sen suuremmin ja nyt voin todeta, että ratkaisu oli meidän perheellemme täysin oikea.  

Päätin äitiyslomalla, että en enää suostu tippumaan kiireen vietäväksi ja elämään jatkuvassa stressissä. Päätin myös, että suhtaudun työasioihin vain asioina, liittämättä niihin sen suurempia tunteita. Olen onnistunut edellä mainituissa todella hyvin. Tekemistä toki on pitkälle tulevaisuuteen, mutta priorisoinnilla ja ennakoinnilla en ole sortunut turhaan säätämiseen aiheuttaen turhaa kiirettä. Olen myös oppinut hyväksymään, ettei kaikkea saa kerralla valmiiksi.  

Äitiyslomalla päätin, että suunnittelen työviikkoni ja -kuukauteni etukäteen pyrkien siihen, että fokus pysyy koko ajan siinä, mikä milläkin hetkellä tärkeintä. Etukäteissuunnittelu vie toki työaikaa, mutta pitkällä tähtäimellä näen sen vapauttavan aikaa, kun tekeminen on järkevää ja jäsenneltyä. Olen nykyään myös tarkempi omasta ajankäytöstäni, enkä anna toisten määritellä sitä. Emmehän me anna kenenkään koskea lompakkoommekaan, miksi antaisimme jonkun muun päättää mitä milläkin hetkellä teemme?  

Äitiysloma oli ihanteellista aikaa, kun muuta maailmaa sai katsoa omasta kuplasta vailla vastuuta. Vuoden vaihde oli myös ihanteellinen ajankohta paluulle, kun sai aloittaa puhtaalta pöydältä, uudelta vuosikymmeneltä. Mietin etukäteen tulevan vuoden painopisteet ja jaoin ne kuukausille. Mietin myös ensimmäisten kuukausien tehtävät tarkemmin.  

Tehtäväkokonaisuuksien tarkempi suunnittelu antaa itselleni päivittäisiä onnistumisen tunteita ja näyttää konkreettisesti, miten asiat etenevät. Isojen kokonaisuuksien edistämisessä voi iskeä matkaväsymys, kun selkeää edistystä ei tunnu tapahtuvan. Pyrin myös kirjaamaan kaiken muistettavan ylös, jotta ne eivät kuormita mieltä, tai unohtuessaan aiheita turhia aikapaineita.  

Tuntuu, että pidän joka päivä enemmän työstäni ja aamuisin on todella mukava mennä töihin. Puolentoista vuoden tauko teki minulle todella hyvää. Olen oppinut olemaan itselleni armollisempi ja antamaan aikaa omalle palautumiselle. 

Miten mietteitä töihin paluu herätti sinulla äitiysloman jälkeen? Koitko, että paluu oli helppo? Muuttiko äitiysloma suhtautumistasi työelämään tai itseesi? 

Suvi