Näillä vinkeillä ennakoit ja vältät tulipaloja

Puhelin soi vähän väliä, sähköposti muistuttaa itsestään tasaiseen tahtiin ja puhelimessa vilkkuu sosiaalisen median päivitykset. Juuri kun luulet pääseväsi jatkamaan tehtävääsi, ovesta tulee sisään työkaveri tai etätyöpäivänä joku perheenjäsenistä.  Työn sujuvuuden kannalta juuri saavutettu flow tila on kadonnut ja mietit jälleen mihin jäitkään ennen keskeytystä?  Tai oletko kenties joskus löytänyt itsesi aivan väärästä työstä ja koet, että työnteko ei ole sujuvaa?

Tulipalojen sammuttelu on monien tekijöiden summa. Jos halut mielenkiinnosta testata päivän häiriötekijöiden vaikutukset niin kirjaa ne ylös ja katso kuinka paljon ne vievät aikaasi päivästäsi. Voit yllättyä!

Arjessa ja työelämässä tulee päivittäin vastaan monenlaista muuttujaa. Oletpa sitten kotona, opiskelemassa tai töissä kaikki ei ole aina pelkästään omasta tekemisestä kiinni. Vaikka olisit tehnyt kuinka hyvän suunnitelman, on olemassa joukko muuttujia, jotka varmasti tekevät muutoksia päivääsi. Jossain vaiheessa keskeytykset muuttuvat tulipalojen sammutteluksi ja keskittymistä vaativat tehtävät jäävät sen päivän osalta tekemättä. Juokset koko ajan asioiden perässä ja deadlinet paukkuu kerta toisensa jälkeen. Työnkuva on muuttunut aivan muuksi ja korjaat kenties virheitä sen sijaan, että tekisit omaan työnkuvaasi kuuluvia ydintehtäviä.

Keskeytykset vievät kauemmin aikaasi kuin tilanteeseen johtanut konkreettinen keskeytys. Yllättäen keskeytykset saattavatkin viedä aikaasi päivässä jopa pari tuntia. Katkenneen ajatuksen löytäminen vie huomattavasti kauemmin aikaa. Olisiko siis tehokkaampaa opetella välttämään keskeytyksiä ainakin silloin kun teet keskittymistä vaativia tehtäviä? 

Tässä viisi vinkkiä, joiden avulla opit välttämään tulipaloja:

  1. Ensin on hyvä tarkistaa kalenteri ja sijoittaa keskittymistä vaativat työtehtävät sellaiseen ajankohtaan, jolloin sinulla on mahdollisuus hoitaa ne ilman häiriötekijöitä. Huomioi myös oma tehokkuuttesi. Jos olet tehokkain heti aamusta, tee asiat alta pois. Päivää ei kannata aloittaa viestien purkamisella. Ovatpa ne sitten sosiaalisessa mediassa tai sähköpostissa.  Viestit eivät katoa mihinkään. Keskity ensimmäisenä vain siihen työtehtävään, joka vaatii kaiken panoksesi ja pura viestit vasta sen jälkeen.
  2. Laita puhelin äänettömälle ja käännä vielä näyttö poispäin itsestäsi. Näin varmistat sen, että saat rauhassa keskittyä kyseiseen tehtävään. Usein tärkeät asiat hoidetaan juurikin soittamalla, mutta väitän että maailmanloppu ei tule tunnissa. Voit soittaa myöhemmin takaisin. Voit harjoitella alkuun vaikka 20 minuutin pätkissä. 
  3. Koko työpäivän sujuvuuden kannalta on tehokkaampaa käydä sosiaalisessa mediassa 1-3 kertaa päivän aikana vastaamassa viesteihin kuin vastailla joka viestiin heti näytön vilkkuessa. Tässä kohtaa myös työsi määrittelee sen mikä on oikea määrä ja kuinka usein maksava asiakas on odottamassa vastaustasi siellä toisessa päässä. 
  4. Mikäli työsi sisältää paljon näyttöpäätetyötä on hyvä opetella hallitsemaan myös sähköposteja. Sähköpostin tehokkaampi käyttö saattaa säästää sinulta monta tuntia viikossa. Aivan alkuun poista automaattinen sähköpostien lähetys- ja vastaanottotoiminto. Näin huomiosi ei kiinnittyy jatkuvasti siihen, että kuka lähetti sähköpostin. Tässä vaiheessa mielenkiintosi on jo herännyt ja työtehtäväsi keskeytynyt. Sähköpostia ei ole tarkoitettu reaaliaikaiseen viestimiseen. Lisää vinkkejä tehokkaaseen sähköpostin käyttöön löydät täältä.
  5. Anna aivoille lepoa. Edellä mainitut häiriötekijät ja keskeytyksen aiheuttajat tulevat ulkopuolelta. Iso osa keskeytyksistä tulee myös oman päämme sisältä. Saatat yllättäen muistaa jonkin asian ja se palaa mieleesi toistuvasti. Oletko kuullut promodoro tekniikasta? Voi olla helpompaa suhtautua tekemään töitä tehokkaasti 25 minuutin ajan, jonka jälkeen pidetään viiden minuutin tauko. Tarkoituksena on siis antaa aivojen levähtää. Voit hakea kahvia ja kirjoittaa toistuvasti mieleen palaavat asiat ylös, jolloin niihin on helpompaa palata myöhemmin. Lisää promodore tekniikasta täältä.
Japanilainen Ikigai on tutustumisen arvoinen onnellisuuden menetelmä. Lyhyesti Ikigai on yhtä kuin tekemisen ilo. Kun olet löytänyt Ikigaisi, tee asioita, jotka ruokkivat sitä.

Työelämässä saattaa tulla vastaan myös tilanne, että huomaatkin pohtivasi työn soveltuvuutta itsellesi. Asiaa kannattaa miettiä monelta kannalta. Onko työnkuvasi sinulle selkeä ja sinut on perehdytetty tehtävääsi? Onko tavoitteet avattu sinulle ja tiedät mitä sinulta odotetaan? Voisitko keskustella asiasta esimiehesi kanssa? Jos tämän jälkeen koet vieläkin, että työ ei ole sinua varten, on helpompaa pohtia minkälaisen työn haluat? Mistä pidät ja minkälainen työskentely tukee omia tavoitteitasi?

Ihanaa sunnuntaita! Oletko kokeillut näiden vinkkien toimivuutta jo aiemmin?

Marika

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.