Miten suunnittelen arkeni?

Aiemmin minusta tuntui, että moni asia jäi tekemättä niin töissä kuin vapaa-ajallakin. Monesti työpäivän jälkeen oli tunne, että en ole saanut mitään aikaan. Todellisuudessa olin kuitenkin tehnyt koko päivän jotain. Projektit junnasivat paikallaan, niin töissä kuin kotonakin. Kiireen tunne puristi rintakehää ja ahdistus pilasi vapaa-aikani.

Innostuin muutama vuosi sitten Bullet Journalista, jonka perimmäistä ideaa noudatan edelleen ajankäyttöni suunnittelussa. Koin perinteisen Bulletin itselleni aikaa vieväksi askarteluksi. Poimin siitä kuitenkin parhaat toimintatavat ja siirsin sen sähköiseen muotoon. Bullet Journal perustuu ajankäytön suunnitteluun vuosi-, kuukausi-, viikko- ja päivätasolla sekä tehtävälistoihin ja muistiinpanoihin.

Käytän tehtäväsuunnittelussa Trelloa, joka on ilmainen projektinhallintatyökalu ja se toimii niin tietokoneella kuin mobiililaitteillakin. Trello on sähköinen muistikirjani niin työhön ja vapaa-aikaan, jossa mukana kulkevat vuosisuunnitelmat, muistiinpanot sekä ostos- ja to do- listat. Trellon lukemattomiin mahdollisuuksiin tulen palaamaan myöhemmin tarkemmin.

Käytän kolmea sähköistä kalenteria, jotka näkyvät yhtä aikaa niin puhelimessa, kuin tietokoneella. Ensimmäinen kalenteri on työkalenteri, jonka näkee myös muut töissä. Toinen on perhekalenteri, joka on jaettu perheen kesken. Kolmas on oma kalenterini, johon suunnittelen oman ajankäyttöni niin työ- kuin vapaa-aikana. Koen Trellon ja sähköiset kalenterit itselleni parhaiksi vaihtoehdoiksi, koska niitä on nopea käyttää ja niihin pääsee käsiksi monella eri laitteella. Katastrofia ei pääse syntymään, vaikka joku laite katoaisikin.

Joitain henkilöitä ajankäytön ja tehtävien suunnittelu tällä tasolla varmasti ahdistaa, mutta itse ahdistun tyhjästä kalenterista ja epämääräisesti to do- listoista. Haluan saada paljon aikaan niin töissä, kuin kotonakin. Kiireen tunne itsellä johtuu monesti epämääräisistä tehtäväkokonaisuuksista ja lukuisista pikkujutuista. Minua rauhoittaa, kun näen kalenterista selkeästi viikon tärkeimmät tehtävät.

Suunnittelen joka perjantai seuraavan viikon ohjelman tarkemmin. Siirrän to do- listoilta edistämistä vaativat tehtävät kalenteriin. Tarkastan myös sovittujen tehtävien edistymisen. Pyrin olemaan realistinen oman ajankäyttöni suhteen ja jätän myös tyhjiä välejä kalenteriini, jotta akuutit asiat eivät sotke koko suunnitelmaa. Mietin tässä yhteydessä myös tulevan viikon liikunnat ja muut menot. Työkalenteriin merkitsen palaverit ja muut töitä koskevat menot. Perhekalenterista löytyy vapaa-ajan menot ja omasta henkilökohtaisesta kalenterista varsinainen tehtäväsuunnitelmani.

On hyvä muistaa, että ajankäytön suunnittelu ei rajoitu pelkästään työaikaan. Oman jaksamisen kannalta myös mukavat jutut kannattaa suunnitella ja varmistaa, että niille jää varmasti aikaa. Aikaa kannattaa jättää myös pelkkään oleiluun ja lepoon. Tärkeä osa ajankäytön ja tehtävien suunnittelua on pysähtyä nauttimaan omista aikaansaannoksista ja taputtaa itseään olalle hyvin tehdystä työtä.

Ajankäytön suunnittelun tarkoitus ei ole lisätä kiireen tunnetta, vaan jäsennellä tehtäviä ja varmistaa, että kaikkien tehtävän tekemiselle jää riittävästi aikaa niin työssä kuin vapaa-ajalla. Ennakointi on se juttu!

Miten sinä suunnittelet ajankäyttöäsi? Jaa parhaat vinkkisi myös muille!

Suvi

One Reply to “Miten suunnittelen arkeni?”

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.