Kymmenen vinkkiä sähköpostin tehokkaampaan käyttöön

Monella meistä sähköpostin inbox pullistelee kesäloman jälkeen. Sähköposti on hyvä renki, mutta todella huono isäntä. Se voi huomaamatta haukata kohtuuttomasti tehokasta työaikaa työpäivästä. Sähköpostin kilahdus aiheuttaa lukuisia keskeytyksiä päiviimme ja suunnitellut tehtävät voivat jäädä roikkumaan.

Ryhtyessämme heti hoitamaan jokaista saapunutta viestiä, annamme samalla viestin lähettäjälle vallan päättää ajankäytöstämme. Työpäivistä voi tulla poukkoilevaa tulipalojen sammuttelua. Päivän jälkeen olo voi olla nuutunut ja tuntuu, että mitään ei saanut aikaiseksi, vaikka koko ajan teki jotain. On hyvä muistaa, että sähköposti korvaa tavallisen kirjepostin ja se on tarkoitettu kiireettömien asioiden hoitoon.

Sähköposteja ei kannata käsitellä ensimmäisenä aamulla. Työpäivän ensimmäinen tunti on yleensä tehokkainta työaikaa, joten se kannattaa käyttää tärkeimpiin tai haastavimpaan työtehtäviin. Sähköposteihin ehtii palata aamukahvin jälkeenkin.

Listasin kymmenen vinkkiä sähköpostin tehokkaampaan käyttöön

  1. Poista ilmoitukset uusista viesteistä
    Poista kaikki saapuvien viestien äänimerkit ja ponnahdusilmoitukset niin tietokoneesta, kuin puhelimisesta ja tabletistakin. Piilota saapuneiden viestien määrä kuvakkeesta ja mahdolliset esikatselut. Näin sinulle ei tule halua vilkuilla uusia viestejä ja vältyt turhilta keskeytyksiltä.
  2. Minimoi saapuva posti
    Peru turhat uutiskirjeet ja mainokset. Postin käsittely nopeutuu, kun laatikkoasi ei täyty mainoksista. Tämä saattaa hillitä myös ostohalujasi ja kukkaro kiittää! Voit ohjata tarpeelliset uutiskirjeet ja mainokset suoraan omiin kansioihinsa ja lukea ne sinulle sopivana ajankohtana.
  3. Varaa kalenteristasi aika saapuneiden viestien käsittelyyn
    Sähköpostin käyttö on työtehtävä siinä missä muutkin ja sille kannattaa varata aikaa kalenterista. Tehtävistäsi riippuen sähköpostia on hyvä käsitellä 1- 3 kertaa päivässä.
  4. Kansiot kuntoon
    Mieti sinulle toimivin kansiorakenne, jonne saat helposti siirrettyä säilytettävät viestit. Kansiorakennetta voi matkavarrella hioa ja niihin voi myös suoraan ohjata viestejä.
  5. Tyhjennä inbox joka päivä
    Pyri joka päivä siihen, että saapuneet- kansio on tyhjä. Hoida heti viestit, joiden hoitamiseen menee alle kolme minuuttia. Mikäli viestin käsittely ja siihen liittyvien tehtävien edistäminen kestää kauemmin, lisää tehtävä to do- listallesi esimerkiksi Trelloon. Hoiditpa viestin heti, tai kirjasit sen tehtävälistallesi, siirrä viesti omaan kansioonsa tai roskakoriin.
  6. Inboxin tehokas tyhjennys
    Mikäli inboxisissasi on viestejä pitkältä aikaväliltä, siirrä kahta kuukautta vanhemmat sähköpostit omaan kansioonsa sen enempää käsittelemättä. Vanhoissa viesteissä on harvoin mitään kovin akuuttia ja niihin voi palata, jos tarve tulee. Käy uusimmat viestit läpi kohdan 5 avulla ja ota inboxin tyhjentäminen osaksi päivittäistä rutiinia. Tähän toimenpiteeseen kannattaa varata pari tuntia aikaa.
  7. Otsikko ja sisältö
    Kirjoita viestiä lähettäessäsi otsikkoon selkeästi mitä asia koskee, jotta vastaanottajan on helppo käsitellä viesti. Kirjoita sisältöön napakasti asiasi. Mikäli haluat sopia tapaamiseen, voit ehdottaa jo suoraan muutamaa sinulle sopivaa ajankohtaa. Mikäli asiasi tarvitsee useamman viestin vaihtoa, olisiko jokin muu viestimisväline tehokkaampi? Monesti soittamalla, tai chat-viestillä asian saa nopeammin eteenpäin. Voit laittaa asian vahvistamiseksi sähköpostiviestin myöhemmin perään.
  8. Mieti vastaanottajat
    Hillitäksesi omaa viestitulvaasi, mutta ajatellen myös muita, kannattaa miettiä kenelle viestien lähettäminen on välttämätöntä. Henkilöiden lisääminen varmuuden vuoksi viesteihin voi jättää aidosti tärkeät viestit vähemmälle huomiolle. Vastatessasi sähköposteihin, muista vastata kaikille asianosaisille, jotta informaationkulku ei epähuomiossa katkea.
  9. Katso sähköpostejasi ainoastaa silloin, kun voit käsitellä niitä
    Sähköpostin vilkuilu iltaisin, tai viikonloppuisin saattaa tuplata ajankäytön sähköpostin parissa. Kotona sähköposteja ei välttämättä voi käsitellä asiaankuuluvasti, joten joudut palaamaan niihin myöhemmin. Näin ajankäyttö kasvaa viestien parissa ja työasiat luikertelevat vapaa-ajalle. Sähköposti heikentää läsnäoloa, keskeyttää aivan kuten työpäivisinkin.
  10. Käytä liitteitä
    Muistioita, tai muita myöhemmin tärkeitä dokumentteja ei kannata kirjoittaa suoraan sähköpostin viestikenttään, koska henkilöiden vaihtuessa näihin on mahdotonta palata. Toimivampi ratkaisu onkin liittää muistio esimerkiksi pdf-muodossa viestiin ja tallentaa pdf paikkaan, josta muut löytävät sen tarpeentullen.

Otin viitisen vuotta sitten käyttöön tyhjän inboxin tavoitteen, joka on toiminut todella hyvin. Välillä on päiviä, että en ehdi käymään viestejä läpi, mutta tilanteen saa korjattua nopeasti. Olen keskittänyt kaikki rutiinityöt iltapäiviin, jolloin käsittelen myös sähköpostini. Mikäli viesteissä on jotain kriittistä, ehdin hoitaa asian työpäivän aikana.

Pidän sähköpostia tärkeänä apuvälineenä työssäni. Pyrin sopimaan kaikista asioista kirjallisesti, jotta niihin on helppo ja nopea palata tarpeen tullen. Puhumalla asioiden sopiminen olisi toki helppoa, mutta myöhemmin asioiden selvittelyyn menee kohtuuttomasti aikaa.

Oletko sinä miettinyt omaa sähköpostin käyttöäsi? Oletko tehostanut sitä jollain tavalla?

Kiireetöntä syksyä!

-Suvi

One Reply to “Kymmenen vinkkiä sähköpostin tehokkaampaan käyttöön”

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.