I <3 Trello

Trello on kuin pino muistikirjoja. Trello on sähköinen tehtävienhallintasovellus, joka on aina siellä missä minäkin.  Sovelluksen avulla organisoin projekteja ja tehtäviä, sekä seuraan niiden edistymistä. Käytän Trelloa niin töissä, kuin vapaa-ajalla ja väitän, että sen avulla säästän todella monta tuntia aikaa viikossa.

Sovellus on tuonut itselleni mielenrauhaa, kun kaikki asiat ovat jäsennellysti tallessa. Olipa kyse sitten seuraavan työviikon edistettävistä asioista, perheen kauppalistasta, tai kirjoista joita haluaisin lukea.  

Trellon ”muistikirjoja” kutsutaan tauluiksi. Taulut ovat lähtökohtaisesti henkilökohtaisia, mutta niihin voi kutsua myös muita käyttäjiä, tai perustaa työryhmiä joiden kesken taulut jaetaan. Itselläni on käytössä niin henkilökohtaisia kuin jaettujakin tauluja.

Trello perustuu Toyotan kehittämään Kanban- tauluun ja sovelluksen toimintalogiikkaan pääsee hyvin nopeasti sisälle. Mikä parasta, perusversio on täysin ilmainen ja vielä suomen kielinen! Ilmaisversiolla pääsee jo hyvin pitkälle, mutta tarjolla on myös maksullisia versioita spesiaaliominaisuuksineen. Trellon käyttömahdollisuuksia on yhtä monta kuin sen käyttäjiäkin. Jokainen voi rakentaa sisällön omia tarpeitaan vastaavaksi.

Perheen kesken meillä on jaettu taulu, josta löytyy kauppalistat, ruokalistat, ruoka- ja leivontaohjeet, vinkkejä matkoille, pakkauslistoja, siivousohjeita ja muuta tarpeellista. Kaikki oleellinen tieto löytyy samasta paikasta ja on aina kaikkien perheenjäsenten saatavilla.

Tutustuin Trelloon ensimmäisen kerran puolitoista vuotta sitten ja innostuin siitä heti. Äitiysloma-aikanani käytimme sitä pääsääntöisesti perheen yhteisten asioiden suunnitteluun, kuten kauppalistojen, pakkauslistojen ja ruokareseptien arkistointiin. Minulla oli myös omat taulut, eli muistikirjat ammattikorkeakoulun lopputyölle sekä omille henkilökohtaisille asioilleni. Marikan kanssa suunnittelemme ja kirjoitamme tätä blogia Trellon avulla.

Perheen kauppalista on luotu tehtävälista- ominaisuuden avulla, jota itse käytän eniten Trellosta. Kun jokin ruoka-aine loppuu, se käydään raksittamassa listalle. Ruokatilausta tehdessä listalta on nopea poimia tilattavat tuotteet ja jokaista kaappia ei tarvitse erikseen koluta. Mikäli joskus sattuu eksymään kauppaan, reaaliaikainen lista on puhelimessa mukana.

Lykkäsin ennen ikävien asioiden aloittamista, koska ne tuntuvat vain yksinkertaisesti liian isoilta ja hankalilta lähestyä. Trellon avulla olen saanut pilkottua suuriakin tehtäviä selkeisiin kokonaisuuksiin ja yksilöityihin tehtäviin. Opinnäytetyöni on tästä todella hyvä esimerkki. Jaoin sen selkeisiin kokonaisuuksiin ja yksinkertaisiin tehtäviin, joiden avulla pystyin jäsentelemään tehtäviä ja ajankäyttöä tehokkaasti. Päätin, että edistän sitä päivittäin 25 minuuttia, enemmän jos tuntuu hyvältä. Opinnäytetyöni valmistui silmissäni syksyn 2019 aikana.

Töiden alettua Trello on tietysti tullut mukanani myös työpaikalle. Suunnittelen sen avulla työpäivääni, viikkoa, kuukautta ja vuottani. Olen myös avannut sinne isompia projekteja omiksi korteikseen, joiden avulla tehtävien edistäminen on itselleni luontevaa. Eniten käytän sovelluksesta tehtävälistoja, joiden avulla saan jäsenneltyä asiat itselleni. Meillä on myös työntekijöiden kesken käytössä jaettuja tauluja kriittisille prosesseille. Ohjelma tuo selkeyttä prosessien etenemiselle ja poistaa turhaa säätöä sekä epätietoisuutta.

Kirjaan kaikki muistettavat asiat ylös, niin töissä kuin vapaa-ajallanikin. Kirjatessani asiaa ylös, mietin samalla mihin kategoriaan se kuuluu. Ei tärkeät pikkujutut- kortti muistuttaa minua siitä, että en käytä aikaani turhaan säätämiseen.

Kiitos Trellon, olen himpun verran parempi vaimo, äiti, ystävä ja työntekijä. Muistettavat asiat pysyvät jäsennellysti tallessa ja pystyn hyvin ennakoimaan asioita. Tulipaloja syntyy enää vain harvoin. Käytin ennen Trelloa Bullet Journalia, mutta samojen asioiden kirjoittelu uudelleen ja uudelleen käsin kävi aikaa vieväksi.  BJ ei monestikaan ollut siellä missä piti, joten moni asia jäi myös laittamatta ylös.

Suosittelen lämpimästä kokeilemaan sovellusta jo tänään!

Mukavaa viikkoa!

Suvi

2 Replies to “I <3 Trello”

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.