Kymmenen vinkkiä sähköpostin tehokkaampaan käyttöön

Monella meistä sähköpostin inbox pullistelee kesäloman jälkeen. Sähköposti on hyvä renki, mutta todella huono isäntä. Se voi huomaamatta haukata kohtuuttomasti tehokasta työaikaa työpäivästä. Sähköpostin kilahdus aiheuttaa lukuisia keskeytyksiä päiviimme ja suunnitellut tehtävät voivat jäädä roikkumaan.

Ryhtyessämme heti hoitamaan jokaista saapunutta viestiä, annamme samalla viestin lähettäjälle vallan päättää ajankäytöstämme. Työpäivistä voi tulla poukkoilevaa tulipalojen sammuttelua. Päivän jälkeen olo voi olla nuutunut ja tuntuu, että mitään ei saanut aikaiseksi, vaikka koko ajan teki jotain. On hyvä muistaa, että sähköposti korvaa tavallisen kirjepostin ja se on tarkoitettu kiireettömien asioiden hoitoon.

Sähköposteja ei kannata käsitellä ensimmäisenä aamulla. Työpäivän ensimmäinen tunti on yleensä tehokkainta työaikaa, joten se kannattaa käyttää tärkeimpiin tai haastavimpaan työtehtäviin. Sähköposteihin ehtii palata aamukahvin jälkeenkin.

Listasin kymmenen vinkkiä sähköpostin tehokkaampaan käyttöön

  1. Poista ilmoitukset uusista viesteistä
    Poista kaikki saapuvien viestien äänimerkit ja ponnahdusilmoitukset niin tietokoneesta, kuin puhelimisesta ja tabletistakin. Piilota saapuneiden viestien määrä kuvakkeesta ja mahdolliset esikatselut. Näin sinulle ei tule halua vilkuilla uusia viestejä ja vältyt turhilta keskeytyksiltä.
  2. Minimoi saapuva posti
    Peru turhat uutiskirjeet ja mainokset. Postin käsittely nopeutuu, kun laatikkoasi ei täyty mainoksista. Tämä saattaa hillitä myös ostohalujasi ja kukkaro kiittää! Voit ohjata tarpeelliset uutiskirjeet ja mainokset suoraan omiin kansioihinsa ja lukea ne sinulle sopivana ajankohtana.
  3. Varaa kalenteristasi aika saapuneiden viestien käsittelyyn
    Sähköpostin käyttö on työtehtävä siinä missä muutkin ja sille kannattaa varata aikaa kalenterista. Tehtävistäsi riippuen sähköpostia on hyvä käsitellä 1- 3 kertaa päivässä.
  4. Kansiot kuntoon
    Mieti sinulle toimivin kansiorakenne, jonne saat helposti siirrettyä säilytettävät viestit. Kansiorakennetta voi matkavarrella hioa ja niihin voi myös suoraan ohjata viestejä.
  5. Tyhjennä inbox joka päivä
    Pyri joka päivä siihen, että saapuneet- kansio on tyhjä. Hoida heti viestit, joiden hoitamiseen menee alle kolme minuuttia. Mikäli viestin käsittely ja siihen liittyvien tehtävien edistäminen kestää kauemmin, lisää tehtävä to do- listallesi esimerkiksi Trelloon. Hoiditpa viestin heti, tai kirjasit sen tehtävälistallesi, siirrä viesti omaan kansioonsa tai roskakoriin.
  6. Inboxin tehokas tyhjennys
    Mikäli inboxisissasi on viestejä pitkältä aikaväliltä, siirrä kahta kuukautta vanhemmat sähköpostit omaan kansioonsa sen enempää käsittelemättä. Vanhoissa viesteissä on harvoin mitään kovin akuuttia ja niihin voi palata, jos tarve tulee. Käy uusimmat viestit läpi kohdan 5 avulla ja ota inboxin tyhjentäminen osaksi päivittäistä rutiinia. Tähän toimenpiteeseen kannattaa varata pari tuntia aikaa.
  7. Otsikko ja sisältö
    Kirjoita viestiä lähettäessäsi otsikkoon selkeästi mitä asia koskee, jotta vastaanottajan on helppo käsitellä viesti. Kirjoita sisältöön napakasti asiasi. Mikäli haluat sopia tapaamiseen, voit ehdottaa jo suoraan muutamaa sinulle sopivaa ajankohtaa. Mikäli asiasi tarvitsee useamman viestin vaihtoa, olisiko jokin muu viestimisväline tehokkaampi? Monesti soittamalla, tai chat-viestillä asian saa nopeammin eteenpäin. Voit laittaa asian vahvistamiseksi sähköpostiviestin myöhemmin perään.
  8. Mieti vastaanottajat
    Hillitäksesi omaa viestitulvaasi, mutta ajatellen myös muita, kannattaa miettiä kenelle viestien lähettäminen on välttämätöntä. Henkilöiden lisääminen varmuuden vuoksi viesteihin voi jättää aidosti tärkeät viestit vähemmälle huomiolle. Vastatessasi sähköposteihin, muista vastata kaikille asianosaisille, jotta informaationkulku ei epähuomiossa katkea.
  9. Katso sähköpostejasi ainoastaa silloin, kun voit käsitellä niitä
    Sähköpostin vilkuilu iltaisin, tai viikonloppuisin saattaa tuplata ajankäytön sähköpostin parissa. Kotona sähköposteja ei välttämättä voi käsitellä asiaankuuluvasti, joten joudut palaamaan niihin myöhemmin. Näin ajankäyttö kasvaa viestien parissa ja työasiat luikertelevat vapaa-ajalle. Sähköposti heikentää läsnäoloa, keskeyttää aivan kuten työpäivisinkin.
  10. Käytä liitteitä
    Muistioita, tai muita myöhemmin tärkeitä dokumentteja ei kannata kirjoittaa suoraan sähköpostin viestikenttään, koska henkilöiden vaihtuessa näihin on mahdotonta palata. Toimivampi ratkaisu onkin liittää muistio esimerkiksi pdf-muodossa viestiin ja tallentaa pdf paikkaan, josta muut löytävät sen tarpeentullen.

Otin viitisen vuotta sitten käyttöön tyhjän inboxin tavoitteen, joka on toiminut todella hyvin. Välillä on päiviä, että en ehdi käymään viestejä läpi, mutta tilanteen saa korjattua nopeasti. Olen keskittänyt kaikki rutiinityöt iltapäiviin, jolloin käsittelen myös sähköpostini. Mikäli viesteissä on jotain kriittistä, ehdin hoitaa asian työpäivän aikana.

Pidän sähköpostia tärkeänä apuvälineenä työssäni. Pyrin sopimaan kaikista asioista kirjallisesti, jotta niihin on helppo ja nopea palata tarpeen tullen. Puhumalla asioiden sopiminen olisi toki helppoa, mutta myöhemmin asioiden selvittelyyn menee kohtuuttomasti aikaa.

Oletko sinä miettinyt omaa sähköpostin käyttöäsi? Oletko tehostanut sitä jollain tavalla?

Kiireetöntä syksyä!

-Suvi

Kuka olen?

Mahtavaa miten paljon uusia seuraajia meille on tullut! Kiitos, että olet mukana. Suvi kertoi viime viikolla itsestään ja siitä miten blogimme sai alkunsa. Kerron nyt itsestäni uusille ja vanhoille seuraajillemme. Instagramin kohokohdista löytyy myös esittely minusta. Alunperin tarkoitus oli kirjoittaa esittely postauksen yhteyteen lyhyesti. Tekstiä alkoi tulla, joten katsoin parhaaksi esitellä itseni blogitekstin yhteydessä. Nautin kirjoittamisesta ja se on myös yksi syy blogin olemassaololle.

Olen Marika ja kotoisin myös pohjoisesta, kuten Suvi. Syntynyt Kemissä, mutta viiden vanhana muutimme Ouluun vanhempieni töiden perässä. Ylioppilaskirjoitusten jälkeen pidin välivuoden ja muutin Helsinkiin. Pääsin mummoni kanssa samalle työpaikalle Helsinki-Vantaan lentoasemalle. Muutaman työvuoronkin teimme yhdessä. Olen asunut täällä etelässä suurimman osan elämästäni useissa eri kaupungissa. Lahteen muutin kolme vuotta sitten. Olen iloinen siitä, että vihdoinkin olen löytänyt paikan joka tuntuu kodilta. Olen muuttanut usein enkä ole kiinnittynyt erityisemmin mihinkään paikkaan. Koti on seurannut aina mukanani. 

Tässä ovat tyttäreni nuorimmasta vanhimpaan. Olen kiitollinen äitiydestä ja sen tuomasta rakkaudesta. Äitiys on minulle suuri voimavara ja opettaja.

Uusperheeseemme kuuluu aviomieheni ja viisi tytärtä. Tällä hetkellä olen vielä hoitovapaalla. Nuorin tyttäremme on 1,5 vuotias. Toimin MiBissä  (Mothers in Business) vapaaehtoisena aktiivina ja aloitin juuri opinnot avoimessa yliopistossa. En koe olevani perinteinen kotiäiti. Tarvitsen ympärilleni paljon tekemistä. Minulla on useita muitakin projekteja, joita työstän tässä samalla. Nautin kirjoittamisesta. Se on itselleni tapa jäsennellä asioita.

Haaveena on aina ollut oma yritys, kuten vanhemmillanikin. Lapsuuteni kuljin vanhempieni mukana työpaikalla ja hyvin varhain osallistuin jo työntekoon. Teen töitä sen eteen, että saan unelman toteutettua. Ensimmäinen muistoni asiakaspalvelusta tapahtui 6-vuotiaana. Tuurasin muutaman minuutin varastossa käyvää työntekijää ja asiakas oli jokseenkin yhtä hämmentynyt kuin minäkin kunnes uskaltauduin tervehtimään häntä. Tehtäväni oli kertoa, että työntekijä palaa pian.

Olen MiBissä vapaaehtoisena aktiivina. MiB (Mothers in Business) on äitiverkosto, joka tarjoaa mahdollisuuden työelämätaitojen ja oman osaamisen kehittämiseen.

Rohkeus on kuljettanut minua elämässäni eteenpäin. Muistan kuinka minua on aina jännittänyt astua uusiin paikkoihin. Nuorena opiskelijana ensimmäinen päivä hotelli Kämpin ravintolassa ja itsenäisyyspäivän vastaanotto Presidentin linnassa olivat tuolloin itselleni ison kynnyksen asioita. Näistä kokemuksista sain paljon itseluottamusta ja voimaa jatkaa eteenpäin. Tartun innolla uusiin haasteisiin. Haasteet tuovat mukanaan aina uusia mahdollisuuksia. Parasta niissä on itsensä ylittäminen ja tunne siitä, että selvisinpäs! Mitä seuraavaksi?

Harrastuksiini kuuluvat lenkkeily, kokkailu, tennis ja kotijumpat. Rakastan ruoanlaittoa erityisesti silloin kun saan kokkailla rauhassa ja testata uusia makuja sekä reseptejä. Arkisin arvostan nopeaa ruokaa. Harrastan myös keittiöpsykologiaa ja elämän arvoitusten pohdintaa. Haasteet saavat motivoitumaan ja tästä syystä opiskelenkin aina jotain uutta. Edelliset opintoni sain valmiiksi 2019 joulukuussa ja ajattelin, että ei nyt vähään aikaan. Mutta minkäs itselleni mahdan ja pian pohdin jo uusia opintoja. Tässä elämäntilanteessa tarvitsen paljon joustoa opintoihini ja siitä syystä valitsin avoimen yliopiston.

Eletään 1990-lukua. Kuvassa minä ja veljeni Ville. Harrastin tuolloin balettia, mutta koin sen liian hidastempoiseksi ja vaihdoin kilpatanssiin. Se harrastus seurasi yläasteelle saakka kunnes vaihtui hevosiin.

Intohimoinen suhtautuminen ruokaan sai alkunsa mummoni keittiössä. Koen, että keittiö on kodin sydän ja rakkaudella tehty ruoka vahvistaa koko perhettä.  Ruoan ympärille liittyy myös vahvasti yhdessäolo ja keskustelu päivän tapahtumista. Haluan, että istumme kaikki yhdessä pöydän ääreen syömään ainakin kaksi kertaa päivässä lounaalla ja päivällisellä.

Ravintola-ala on opettanut minulle hyvin paljon. Siitä on paljon hyviä muistoja. Joukko on tiivis ja yhteisöllisyys antaa paljon voimaa hektiseen työhön. Olen kiitollinen kaikista niistä hetkistä ja tilaisuuksista joihin pääsin mukaan erilaisissa ympäristöissä. Erityisesti opin ennakoimaan ja aikatauluttamaan. Ravintolassa ollaan koko ajan liikkeellä asiakaslähtöisesti. Ennakointi ja yhteistyö on kaiken a ja o.

Elämä on parasta juuri nyt. Minun lasini on aina puoliksi täynnä. Mieheni kuvailee minua ikiliikkujaksi. Toisinaan pysähdyn vasta kun on pakko levätä. Harjoittelen läsnäoloa ja itseni kuuntelemista. Luotan siihen, että elämä kantaa. Parhaillaan elän unelmaani. Joskus matka päämäärään on pitkä ja kivinen. Itselläni se on ollut myös hyvin kuoppainen. Olen hyvin kiitollinen elämästä tänään ja turvallisuudesta ympärilläni. Olen perillä ❤️

Olisi kiva kuulla kuka sinä olet?

Ihanaa viikonloppua <3

Marika

Pala palalta

Meillä on paljon haaveita ja unelmia, joita siirrämme liian usein ”joskus kun on oikea hetki” osastolle. Milloin se oikea hetki sitten on? Jos ei tulekaan sitä oikeaa hetkeä? Asia pyörii kuitenkin mielessä ja koet epämiellyttävää tunnetta siitä, miten laiminlyöt itseäsi. Uskalla unelmoida suuresti ja etene vaikka aivan pienen pienin askelin. Näin pääset toteuttamaan itseäsi ja jonain päivänä huomaatkin olevasi aivan unelmasi kynnyksellä.

Unelmointi ja haaveilu on helppoa. Anna ajatusten lentää ja irrota itsesi hetkeksi kontrollista. Työläin osuus on tehdä unelmista totta.

Aiemmin jonkin suuremman aloittaminen tuntui haasteelliselta, koska en osannut pilkkoa suuria kokonaisuuksia pienempiin osiin. Näin enemmän esteitä kuin mahdollisuuksia. Tänään ajattelen mieluummin niin päin, että kaikki on mahdollista. Luonteeltani olen aina ollut optimisti ja haasteet tuovat elämään vain hidasteita. Olen haaveillut pitkään yliopisto opintojen  aloittamisesta. Opiskelu on aina tuonut minulle jonkinlaista turvaa tulevaisuuden varalle sekä mahdollisuuden kehittää ja haastaa itseäni. Kun viime joulukuussa sain paperit edellisistä opinnoista käteeni, ajattelin opintojen olevan nyt hetken aikaa jäissä. Niin se vain mieli muuttui ja huomasin, että nyt olisikin tilaisuus aloittaa avoimessa yliopistossa. Kauppatieteet ovat kiinnostaneet aina ja päätin, että aloitan opinnot pala kerrallaan. Osan opinnoista saan hyväksi luettua ja loppuja opiskelen omaan tahtiini. 

Tee unelmistasi arjen kestäviä. Varmista, että toteutuksen aikataulu on realistinen. Silloin ne tukevat omaa jaksamistasi.

Kaiken ei tarvitse olla heti tässä ja nyt. Asiat etenevät, kun niille antaa ajan ja tilan. On hyvä tiedostaa myös, että vanhemmuus ei poissulje asioita. Koen olevani myös parempi äiti, kun saan toteuttaa myös itseäni. Verkko-opiskelu antaa paljon joustoa ruuhkavuosiin ja mahdollisuuden opiskella silloin kun se itse parhaiten sopii. Olen kuunnellut luentoja lenkkeillessä tai ruokaa laittaessa. Kirjoissa vaihtoehtoina ovat myös e-kirjat. Itse suosin perinteisiä kirjoja, koska koen niiden konkreettisen läsnäolon auttavan omaa oppimistani enemmän. Kirja on myös aina jossain pöydän kulmalla muistuttamassa itsestään ja pitkästä projektista kohti omaa unelmaa. 

Miten olen itse onnistunut? Tässä vinkit myös sinun käyttöösi.

Älä torju unelmia ja siirrä toteutusta. Miksi turhaan kulutat energiaasi asian liialliseen jahkailuun? Siirry sanoista tekoihin ja aloita vaikka aivan pienesti. Unohda epäilykset.

Tee niistä arjen kestäviä. Pohdi mihin osaan arkea toteutus mahtuu? Kuinka suuresta unelmasta on kyse? Kuinka pitkä projekti on? Kauanko sen toteuttaminen vie nykyisessä elämäntilanteessa?

Uskalla arvostaa itseäsi ja näe asioiden tuomat mahdollisuudet. Vaatii rohkeutta aloittaa kaikkien tekosyiden jälkeen. Usein mietimme aivan turhaan myös sitä mitä muut ajattelevat. Muista, että muut eivät elä sinun elämääsi. Voit aivan rohkeasti elää elämää itsellesi. Myös muut hyötyvät hyvästä olostasi.

Älä pienennä itseäsi. Älä ajattele, että et olisi riittävän kyvykäs. Nämä ovat juuri niitä tekosyitä, joilla uskottelemme itsellemme, että meistä ei olisi tähän projektiin. Kun vain aloitat niin pian huomaat, että toteutuksen myötä saat elämääsi todella paljon uusia ja innostavia asioita.

Laadi suunnitelma. Hyvä suunnitelma on toteutuksen kannalta kaiken a ja o. Pohdi suunnitelma auki kalenterin avulla. Trello on erittäin hyvä työkalu myös tähän.

Kun suunnittelet hyvin, tavoitteesi on lähempänä koko ajan. Perheessä jokaiselle on tärkeää päästä toteuttamaan itseään ja unelmiaan. On vain sovittava yhdessä miten arki järjestetään.

Hassua on myös se, että jotenkin kuvittelee asioiden olevan vaikeampia kuin ne edes ovat. Aloittaminen on vaikeinta, mutta kun vauhtiin pääsee, matkanteko muuttuukin hauskaksi ja sitä myöten jopa helpoksi. Ne asiat, joita kutsumme elämäämme, tuovat meille ilon ja onnistumisen aiheita. Näiden toteuttaminen poistaa myös itseämme kohtaan vellovaa saamattomuuden ja negatiivisuuden tunnetta. Huomaatkin olevasi tyytyväisempi itseesi. Tyytyväisyys säteilee myös ympärillesi ja muihin elämäsi ihmisiin. Tyytyväisyys itseesi ei siis ole muilta pois. Päinvastoin, se tuo mukanaan paljon enemmän ilon aiheita. Jos olet haudannut niitä pieniä ja suuria unelmiasi, voit aloittaa taas aivan pienesti. Niiden toteuttamisesta tulee yhä helpompaa ja suhtautumisesi muuttuu epäilijästä innostujaksi. Niin kävi minulle.

Pienien ja suurien unelmien toteutus vaatii rohkeutta. Uskallusta elää oman näköistä elämää ja sinnikkyyttä jatkaa vastoinkäymisten edessä. Kaikessa on kyse siitä kuinka paljon uskot itseesi.

Jossain vaiheessa aiempaa elämääni huomasin luovuttaneeni omaa voimaani muille. Aloin elämään muiden odotusten mukaisesti ja päivä päivältä hukkasin yhä enemmän itseäni. Elämässä oli yhä harvemmin onnistumisen tunteita tai itsensä ylittämisen tunteita. Meni vuosia, kun opin taas elämään itselleni. Alkuun oli todella vaikeaa antaa lupa itselleen hyväksyä omat unelmat tai kysyä itseltään mitä haluan. Kun olin toteuttanut ensimmäisen asian, muut asiat seurasivat perässä. Kyse on myös siitä mitä koet ansaitsevasi. Älä siis pienennä itseäsi. Itsesi pienentäminen, pienentää myös muun elämän ympärilläsi. 

Ajattele isosti ja uskalla arvostaa itseäsi <3

Marika

Kesälomalle än-yy-tee-nyt!

Kesälomat häämöttävät jo nurkan takana. Nopeimmat ovat jo jääneet lomalle. Nyt on hetki valmistautua tulevaan lomaan. Kesäloman tarkoitus on viedä ajatukset pois töistä ja tuoda vastapainoa arkeen.

Vinkit onnistuneeseen lomaan:

Priorisoi työt
Mieti mitkä tehtävät teet valmiiksi ennen lomalle jääntiä. Jos sinulla on tuuraajaa, perehdytä/ ohjeista hänet hyvin hänelle siirtyviin tehtäviin. Kun tehtävät on kirjattu selkeästi ylös ohjeineen, saat lomailla rauhassa.

Huolehdi lomailmoitukset ja käännöt
Laita sähköpostiin lomailmoitus ja mahdollisen tuuraajan yhteystiedot. Muista tehdä käännöt myös laskujenkäsittelyohjelmaan ja muihin mahdollisiin sovelluksiin. Puhelimessa on hyvä käyttää lomavastaajaa. Kääntöjen ja ilmoitusten avulla sinä saat viettää rentouttavaa lomaa ja mahdollinen tavoittelija saa asiansa hoidettua sujuvasti saaden heti tiedon lomastasi, tai tuuraajastasi. Lomatiedote on tärkeä osa positivista asiakaskokemusta!

Tärkeät asiat ylös
Yhteyshenkilöiden yhteystiedot ja tuurauslistat kannattaa tallentaa yhteiselle verkkoasemalle kaikkien saataville. Verkkoasemalle kannattaa laittaa myös yrityksen yleisiä ohjeita, kuten vaikkapa talousohje hankintarajoineen. Omille salasanoille ja käyttäjätunnuksille kannattaa luoda tietoturvallinen paikka, niin loman jälkeen ei tarvitse arvuutella niitä.

Suunnittele lomalta paluu
Mieti mitä tehtäviä lähdet edistämään lomalta palattuasi. Selkeän suunnitelman avulla estät, että työasiat eivät pyöri loman aikana mielessä. Suosittelen työviikkojen ja -kuukausien suunnittelua läpi vuoden. Suunnitelmallisuus vähentää kiireen tunnetta ja turhaa säätöä.

Minkälainen on onnistunut loma?
Mitä asioita haluat lomallasi tehdä? Lomalla päiviä ei tarvitse kalenteroida, mutta kannattaa kuitenkin miettiä mitä seuraavien viikkojen aikana haluaa tehdä. Pieni matka heti loman alkuun irroittaa mukavasti rutiineista. Ennen lomaa kannattaa kannattaa keskustella kaikkien perheenjäsenten toiveista lomalla. Kun kaikkien toiveet ovat selvillä, tekemisiä on helpompi miettiä ja turhilta kinoilta vältytään.

Sopikaa yhteiset käytännöt
Töissä kannattaa yhteisesti sopia, miten ja missä tilanteissa lomalaisiin ollaan yhteydessä. Minkälaisissa asioissa soitetaan, missä laitetaan viestiä, tai sähköpostia? Tarkoitus on, että kaikki saavat viettää kesälomansa rauhassa. Loman jälkeen kannattaa yhdessä miettiä, että olisko seuraavalle kesälle syytä tehdä jotain toisin lomarauhan takaamiseksi. Kannattaisiko ohjeistusta kehittää, tai miettiä tuurauksia toisella tavalla.

Lomaa kannattaa pyrkiä pitämään vähintään 2-3 viikkoa kerrallaan, jolloin ehtii aidosti palautua kuluneista kuukausista. Mikäli lomalla jokin työasia tulee mieleen, kannattaa se kirjata nopeasti ylös esim. Trelloon, jolloin se ei jää pyörimään mieleen. Ihanteellisinta olisi palata lomalta töihin keskellä viikkoa, jolloin paluu olisi kevyempi.

Suunnitelmiin voi tulla muutoksia ja kaikki asiat eivät välttämättä toteudu. Onneksi tulee aina seuraava loma, jolloin on uusi mahdollisuus tehdä asioita joihin ei välttämättä arkena ole aikaa.

Odotan itse tulevaa lomaa ja yhteisiä päiviä perheeni kanssa innolla. Pyrin kuitenkin tekemään arjessani päivittäin mukavia asioita, enkä siirtämään kaikkea lomalle sitten, kun- ajattelun avulla. Muutama vuosi sitten sain tästä oivan opetuksen. Odotin loppukesästä olevaa kolmen viikon lomaani koko kesän ja mietin, että teen sitten lomalla sitä ja tätä. Loma koitti ja parin päivän jälkeen olin kaksi viikkoa kuumeessa vuoteen omana. Päätin niiden päivien aikana, että jos voin tehdä jonkun asian heti, teen sen silloin, enkä siirrä tulevaisuuteen.

Mukavaa lomanodotusta ja kiireettömiä päiviä!

-Suvi

I <3 Trello

Trello on kuin pino muistikirjoja. Trello on sähköinen tehtävienhallintasovellus, joka on aina siellä missä minäkin.  Sovelluksen avulla organisoin projekteja ja tehtäviä, sekä seuraan niiden edistymistä. Käytän Trelloa niin töissä, kuin vapaa-ajalla ja väitän, että sen avulla säästän todella monta tuntia aikaa viikossa.

Sovellus on tuonut itselleni mielenrauhaa, kun kaikki asiat ovat jäsennellysti tallessa. Olipa kyse sitten seuraavan työviikon edistettävistä asioista, perheen kauppalistasta, tai kirjoista joita haluaisin lukea.  

Trellon ”muistikirjoja” kutsutaan tauluiksi. Taulut ovat lähtökohtaisesti henkilökohtaisia, mutta niihin voi kutsua myös muita käyttäjiä, tai perustaa työryhmiä joiden kesken taulut jaetaan. Itselläni on käytössä niin henkilökohtaisia kuin jaettujakin tauluja.

Trello perustuu Toyotan kehittämään Kanban- tauluun ja sovelluksen toimintalogiikkaan pääsee hyvin nopeasti sisälle. Mikä parasta, perusversio on täysin ilmainen ja vielä suomen kielinen! Ilmaisversiolla pääsee jo hyvin pitkälle, mutta tarjolla on myös maksullisia versioita spesiaaliominaisuuksineen. Trellon käyttömahdollisuuksia on yhtä monta kuin sen käyttäjiäkin. Jokainen voi rakentaa sisällön omia tarpeitaan vastaavaksi.

Perheen kesken meillä on jaettu taulu, josta löytyy kauppalistat, ruokalistat, ruoka- ja leivontaohjeet, vinkkejä matkoille, pakkauslistoja, siivousohjeita ja muuta tarpeellista. Kaikki oleellinen tieto löytyy samasta paikasta ja on aina kaikkien perheenjäsenten saatavilla.

Tutustuin Trelloon ensimmäisen kerran puolitoista vuotta sitten ja innostuin siitä heti. Äitiysloma-aikanani käytimme sitä pääsääntöisesti perheen yhteisten asioiden suunnitteluun, kuten kauppalistojen, pakkauslistojen ja ruokareseptien arkistointiin. Minulla oli myös omat taulut, eli muistikirjat ammattikorkeakoulun lopputyölle sekä omille henkilökohtaisille asioilleni. Marikan kanssa suunnittelemme ja kirjoitamme tätä blogia Trellon avulla.

Perheen kauppalista on luotu tehtävälista- ominaisuuden avulla, jota itse käytän eniten Trellosta. Kun jokin ruoka-aine loppuu, se käydään raksittamassa listalle. Ruokatilausta tehdessä listalta on nopea poimia tilattavat tuotteet ja jokaista kaappia ei tarvitse erikseen koluta. Mikäli joskus sattuu eksymään kauppaan, reaaliaikainen lista on puhelimessa mukana.

Lykkäsin ennen ikävien asioiden aloittamista, koska ne tuntuvat vain yksinkertaisesti liian isoilta ja hankalilta lähestyä. Trellon avulla olen saanut pilkottua suuriakin tehtäviä selkeisiin kokonaisuuksiin ja yksilöityihin tehtäviin. Opinnäytetyöni on tästä todella hyvä esimerkki. Jaoin sen selkeisiin kokonaisuuksiin ja yksinkertaisiin tehtäviin, joiden avulla pystyin jäsentelemään tehtäviä ja ajankäyttöä tehokkaasti. Päätin, että edistän sitä päivittäin 25 minuuttia, enemmän jos tuntuu hyvältä. Opinnäytetyöni valmistui silmissäni syksyn 2019 aikana.

Töiden alettua Trello on tietysti tullut mukanani myös työpaikalle. Suunnittelen sen avulla työpäivääni, viikkoa, kuukautta ja vuottani. Olen myös avannut sinne isompia projekteja omiksi korteikseen, joiden avulla tehtävien edistäminen on itselleni luontevaa. Eniten käytän sovelluksesta tehtävälistoja, joiden avulla saan jäsenneltyä asiat itselleni. Meillä on myös työntekijöiden kesken käytössä jaettuja tauluja kriittisille prosesseille. Ohjelma tuo selkeyttä prosessien etenemiselle ja poistaa turhaa säätöä sekä epätietoisuutta.

Kirjaan kaikki muistettavat asiat ylös, niin töissä kuin vapaa-ajallanikin. Kirjatessani asiaa ylös, mietin samalla mihin kategoriaan se kuuluu. Ei tärkeät pikkujutut- kortti muistuttaa minua siitä, että en käytä aikaani turhaan säätämiseen.

Kiitos Trellon, olen himpun verran parempi vaimo, äiti, ystävä ja työntekijä. Muistettavat asiat pysyvät jäsennellysti tallessa ja pystyn hyvin ennakoimaan asioita. Tulipaloja syntyy enää vain harvoin. Käytin ennen Trelloa Bullet Journalia, mutta samojen asioiden kirjoittelu uudelleen ja uudelleen käsin kävi aikaa vieväksi.  BJ ei monestikaan ollut siellä missä piti, joten moni asia jäi myös laittamatta ylös.

Suosittelen lämpimästä kokeilemaan sovellusta jo tänään!

Mukavaa viikkoa!

Suvi