Kymmenen vinkkiä sähköpostin tehokkaampaan käyttöön

Monella meistä sähköpostin inbox pullistelee kesäloman jälkeen. Sähköposti on hyvä renki, mutta todella huono isäntä. Se voi huomaamatta haukata kohtuuttomasti tehokasta työaikaa työpäivästä. Sähköpostin kilahdus aiheuttaa lukuisia keskeytyksiä päiviimme ja suunnitellut tehtävät voivat jäädä roikkumaan.

Ryhtyessämme heti hoitamaan jokaista saapunutta viestiä, annamme samalla viestin lähettäjälle vallan päättää ajankäytöstämme. Työpäivistä voi tulla poukkoilevaa tulipalojen sammuttelua. Päivän jälkeen olo voi olla nuutunut ja tuntuu, että mitään ei saanut aikaiseksi, vaikka koko ajan teki jotain. On hyvä muistaa, että sähköposti korvaa tavallisen kirjepostin ja se on tarkoitettu kiireettömien asioiden hoitoon.

Sähköposteja ei kannata käsitellä ensimmäisenä aamulla. Työpäivän ensimmäinen tunti on yleensä tehokkainta työaikaa, joten se kannattaa käyttää tärkeimpiin tai haastavimpaan työtehtäviin. Sähköposteihin ehtii palata aamukahvin jälkeenkin.

Listasin kymmenen vinkkiä sähköpostin tehokkaampaan käyttöön

  1. Poista ilmoitukset uusista viesteistä
    Poista kaikki saapuvien viestien äänimerkit ja ponnahdusilmoitukset niin tietokoneesta, kuin puhelimisesta ja tabletistakin. Piilota saapuneiden viestien määrä kuvakkeesta ja mahdolliset esikatselut. Näin sinulle ei tule halua vilkuilla uusia viestejä ja vältyt turhilta keskeytyksiltä.
  2. Minimoi saapuva posti
    Peru turhat uutiskirjeet ja mainokset. Postin käsittely nopeutuu, kun laatikkoasi ei täyty mainoksista. Tämä saattaa hillitä myös ostohalujasi ja kukkaro kiittää! Voit ohjata tarpeelliset uutiskirjeet ja mainokset suoraan omiin kansioihinsa ja lukea ne sinulle sopivana ajankohtana.
  3. Varaa kalenteristasi aika saapuneiden viestien käsittelyyn
    Sähköpostin käyttö on työtehtävä siinä missä muutkin ja sille kannattaa varata aikaa kalenterista. Tehtävistäsi riippuen sähköpostia on hyvä käsitellä 1- 3 kertaa päivässä.
  4. Kansiot kuntoon
    Mieti sinulle toimivin kansiorakenne, jonne saat helposti siirrettyä säilytettävät viestit. Kansiorakennetta voi matkavarrella hioa ja niihin voi myös suoraan ohjata viestejä.
  5. Tyhjennä inbox joka päivä
    Pyri joka päivä siihen, että saapuneet- kansio on tyhjä. Hoida heti viestit, joiden hoitamiseen menee alle kolme minuuttia. Mikäli viestin käsittely ja siihen liittyvien tehtävien edistäminen kestää kauemmin, lisää tehtävä to do- listallesi esimerkiksi Trelloon. Hoiditpa viestin heti, tai kirjasit sen tehtävälistallesi, siirrä viesti omaan kansioonsa tai roskakoriin.
  6. Inboxin tehokas tyhjennys
    Mikäli inboxisissasi on viestejä pitkältä aikaväliltä, siirrä kahta kuukautta vanhemmat sähköpostit omaan kansioonsa sen enempää käsittelemättä. Vanhoissa viesteissä on harvoin mitään kovin akuuttia ja niihin voi palata, jos tarve tulee. Käy uusimmat viestit läpi kohdan 5 avulla ja ota inboxin tyhjentäminen osaksi päivittäistä rutiinia. Tähän toimenpiteeseen kannattaa varata pari tuntia aikaa.
  7. Otsikko ja sisältö
    Kirjoita viestiä lähettäessäsi otsikkoon selkeästi mitä asia koskee, jotta vastaanottajan on helppo käsitellä viesti. Kirjoita sisältöön napakasti asiasi. Mikäli haluat sopia tapaamiseen, voit ehdottaa jo suoraan muutamaa sinulle sopivaa ajankohtaa. Mikäli asiasi tarvitsee useamman viestin vaihtoa, olisiko jokin muu viestimisväline tehokkaampi? Monesti soittamalla, tai chat-viestillä asian saa nopeammin eteenpäin. Voit laittaa asian vahvistamiseksi sähköpostiviestin myöhemmin perään.
  8. Mieti vastaanottajat
    Hillitäksesi omaa viestitulvaasi, mutta ajatellen myös muita, kannattaa miettiä kenelle viestien lähettäminen on välttämätöntä. Henkilöiden lisääminen varmuuden vuoksi viesteihin voi jättää aidosti tärkeät viestit vähemmälle huomiolle. Vastatessasi sähköposteihin, muista vastata kaikille asianosaisille, jotta informaationkulku ei epähuomiossa katkea.
  9. Katso sähköpostejasi ainoastaa silloin, kun voit käsitellä niitä
    Sähköpostin vilkuilu iltaisin, tai viikonloppuisin saattaa tuplata ajankäytön sähköpostin parissa. Kotona sähköposteja ei välttämättä voi käsitellä asiaankuuluvasti, joten joudut palaamaan niihin myöhemmin. Näin ajankäyttö kasvaa viestien parissa ja työasiat luikertelevat vapaa-ajalle. Sähköposti heikentää läsnäoloa, keskeyttää aivan kuten työpäivisinkin.
  10. Käytä liitteitä
    Muistioita, tai muita myöhemmin tärkeitä dokumentteja ei kannata kirjoittaa suoraan sähköpostin viestikenttään, koska henkilöiden vaihtuessa näihin on mahdotonta palata. Toimivampi ratkaisu onkin liittää muistio esimerkiksi pdf-muodossa viestiin ja tallentaa pdf paikkaan, josta muut löytävät sen tarpeentullen.

Otin viitisen vuotta sitten käyttöön tyhjän inboxin tavoitteen, joka on toiminut todella hyvin. Välillä on päiviä, että en ehdi käymään viestejä läpi, mutta tilanteen saa korjattua nopeasti. Olen keskittänyt kaikki rutiinityöt iltapäiviin, jolloin käsittelen myös sähköpostini. Mikäli viesteissä on jotain kriittistä, ehdin hoitaa asian työpäivän aikana.

Pidän sähköpostia tärkeänä apuvälineenä työssäni. Pyrin sopimaan kaikista asioista kirjallisesti, jotta niihin on helppo ja nopea palata tarpeen tullen. Puhumalla asioiden sopiminen olisi toki helppoa, mutta myöhemmin asioiden selvittelyyn menee kohtuuttomasti aikaa.

Oletko sinä miettinyt omaa sähköpostin käyttöäsi? Oletko tehostanut sitä jollain tavalla?

Kiireetöntä syksyä!

-Suvi

Taaperon kanssa reissussa

Kyselin alkuviikosta Instagramin puolella vinkkejä reissuun taaperon kanssa. Meillä starttasi kesäloman toinen matka keskiviikkona, kun suuntasimme Ouluun. Lauantaina matkamme jatkui Ylläkselle.

Lapsen kanssa matkustaessa tavaraa on huomattavasti enemmän kuin pelkällä aikuisten matkalla. Trellosta löytyy pakkauslista lapsen tarvikkeille. Tällä kertaa ainoastaan vaunut unohtuivat kotiin. Saimme lainattua ne onneksi Oulusta.

Aiemmin olemme matkustaneet yötä vasten, mutta yötön yö sai taaperon valvomaan. Nyt suunnittelimme ajot niin, että lähdimme aamulla yhdeksän maissa matkaan ja lounaan jälkeen lapsi nukkui muutaman tunnin päiväunet.

Autossa eniten viihdytti iPad, mutta hampaiden kiristystä aiheutti huonot verkkoyhteydet ja pätkivä Pipsa Possu. Välillä myös luettiin kirjoja ja katseltiin autoja. Automatkat sujuivat yllättävän hyvin ja lapsi viihtyi takapenkillä.

Kokeilimme tällä kertaa huoltoasemien noutopöytiä, jotka osoittautuivat loistaviksi valinnoiksi. Yksi vuotiaalle lounas oli vieläpä ilmainen. Oma nokkamuki ja kauramaito ovat kulkeneet mukana, kun joka paikassa niitä ei ole ollut tarjolla.

Noutopöydästä löytyi myös taaperon makuun sopivia ruokia.

Oulussa olimme yötä mummolassa, mutta Ylläksellä vuokrasimme Chalets- huoneiston. Lapsen kanssa reissaamista helpottaa, kun voi laittaa itse ainakin osan ruuista. Tilasimme viikon ruokaostokset etukäteen Jounin Kaupasta, joten ne piti vain nostella kyytiin sovittuna aikana.

Meillä on mukana oma matkasänky, kun niiden laatu vaihtelee hyvin paljon eri paikoissa. Tutussa sängyssä uni tulee helpommin ja lapsi nukkuu yleensä paremmin. Yöttömässä yössä pimein paikka löytyi asunnon kylpyhuoneesta, jossa unta riitti ainakin ensimmäisenä yönä melkein aamu seitsemään.

Olemme monesti olleet ensimmäisinä hotellin aamupalalla. Mökkimajoitus sopii todella hyvin, kun aamupalaa pitää saada ennen kello seitsemää.

Reissuilla pyrimme siihen, että lapsella olisi oma huone, tai tila nukkua. Näin kaikki saavat levollisemmin yöunet. Mukana meillä on myös joitain keittiötarvikkeita ja mausteita. Tässä kyseisessä huoneistossa on kuitenkin todella hyvä varustelu, joten raastinraudan olisi voinut jättää kotiin.

Pyrimme pitämään rytmin myös matkoilla samana, kuin kotona. Tutun rytmin avulla vältymme ylimääräisiltä kiukuilta ja säädöiltä. Poikkeuksellisesti meillä on matkassa mukana myös mummi ja ukki, joten me pääsemme liikkumaan myös kaksistaan. Ohjelmassa meillä on pyöräilyä ja ulkoilua.

Olemme aiemmin matkustaneet paljon ulkomailla, mutta nyt poikkeusaikana päätimme, että pysymme Suomen rajojen sisäpuolella. Suomi on todella monipuolinen matkailukohde ja aiomme myös tulevina vuosina matkustaa enemmän kotimaassa.

Hämeenlinnassa sijaitseva Vankilamuseo on yksi meidän perheen lempimuseoista.

Mukavaa tekemistä ja nähtävää löytyy ympäri Suomea mitä erilaisimmista museoista. Meillä kummallakin vanhemmalla on museokortit, joilla pääsee ilmaiseksi yli 300 museoon. Mukavimpia museoita tänä kesänä ovat olleet Suomen metsämuseo Lusto, Tiedekeskus Tietomaa, Vankilamuseo sekä Helsingin kaupunginmuseo. Museoissa ei tarvitse viettää tolkuttomasti aikaa.Museoissa on riittänyt ihmeteltävää myös lapselle. Museot ovat myös loistavia taukopaikkoja, koska niistä löytyy yleensä hyvät lastenhoitotilat ja sekä kahvila.

Meillä reissu jatkuu vielä ensi viikkoon, jonka jälkeen palaammekin arkeen työ- ja päiväkotielämään. Loma on ollut todella rentouttava ja odotan jo innolla syksyä ja töiden alkua.

-Suvi

Katse tulevaisuuteen

Kuljemme tietoisesti sekä tiedostamatta kohti tavoitteitamme. Siksi onkin hyvä pysähtyä säännöllisesti miettimään, mitä tulevaisuudelta haluamme? Usein olemme hyvin tavoitteellisia työelämässä, mutta muun elämän tavoitteet saattavat jäädä taka-alalle. Tämän vuoksi ehkä käytämme ruuhkavuodet- termiä. Joskus voi olla tunne, että elämä vain lipuu ohitsemme. Omia tavoitteita on todella tärkeä miettiä, koska silloin elämään voi tuoda juuri niitä asioita, joita haluaa.

2017 osallistuin Levillä Artic Challengeen. Jokainen osallistuja kilpailee kisassa itseään vastaan, tavoitteena voittaa itsensä ja omat voimavarat.

Itselleni kesäloma on hyvä hetki pysähtyä ja summata kulunutta vuotta sekä miettiä loppuvuotta. Minkälaisia tavoitteita olen asettanut itselleni? Pitäisikö jotain muuttaa? Haluanko elämääni jotain uutta, tai jotain lisää?

Kenellekään ei ole varmaankaan jäänyt epäselväksi, että rakastan suunnitella asioita. Ahdistun, jos minulla ei ole tulevaisuuden varalle suunnitelmia. Suunnittelemattomuus aiheuttaa minussa valtavaa ahdistusta. Suunnitelmani saattavat muuttua monta kertaa matkanvarrella. Jotkut ideat voivat myös jäädä kokonaan toteuttamatta.

Ennen tein vuosisuunnitelmani muistikirjoihin, mutta nyt ole siirtynyt ainoastaan Trelloon, joka on aina mukanani. Olen jakanut suunnitelmat kolmeen eri ryhmään.

– Työ ja talous
– Opiskelu
– Vapaa-aika ja hyvinvointi

Omia tavoitteita ja unelmia miettiessä kannattaa keskittyä ensin vain siihen, mitä haluaa. Mikäli tässä vaiheessa alkaa jo miettiä, että miten sen voi toteuttaa, moni asia jää tekemättä. Olemme todella hyviä kertomaan itsellemme tarinoita siitä, miksi jokin asia ei ole juuri meidän kohdallamme mahdollista. Tämän vuoksi kannustankin jakamaan omia unelmia ja tavoitteita muiden kanssa. Uudet näkökulmat ja ideat auttavat pääsemään haluttuun lopputulokseen!

Perheeni ja vapaa-aika heidän kanssaan on minulle todella tärkeää. Haluan myös tehdä ja kokea erilaisia asioita arjessa sekä kehittää itseäni. Suunnitelmieni ja aikataulujen ansiosta aikaa jää kaikelle. Arjessa voi monesti tuntua, että jollekin asialle ei ole yksinkertaisesti aikaa. Moni asia ei kuitenkaan tarvitse päiväkohtaisesti puolta tuntia enempää.

Loppuvuodelle kaipaan enemmän omaa aikaa ja tilaa. Haluaisin myös opiskella jotain uutta, ehkä yliopistossa. Olen myös toivonut minilomaa mieheni kanssa, sekä ruskaretkeä Pohjois-Suomeen.

-Suvi

Kesälomalle än-yy-tee-nyt!

Kesälomat häämöttävät jo nurkan takana. Nopeimmat ovat jo jääneet lomalle. Nyt on hetki valmistautua tulevaan lomaan. Kesäloman tarkoitus on viedä ajatukset pois töistä ja tuoda vastapainoa arkeen.

Vinkit onnistuneeseen lomaan:

Priorisoi työt
Mieti mitkä tehtävät teet valmiiksi ennen lomalle jääntiä. Jos sinulla on tuuraajaa, perehdytä/ ohjeista hänet hyvin hänelle siirtyviin tehtäviin. Kun tehtävät on kirjattu selkeästi ylös ohjeineen, saat lomailla rauhassa.

Huolehdi lomailmoitukset ja käännöt
Laita sähköpostiin lomailmoitus ja mahdollisen tuuraajan yhteystiedot. Muista tehdä käännöt myös laskujenkäsittelyohjelmaan ja muihin mahdollisiin sovelluksiin. Puhelimessa on hyvä käyttää lomavastaajaa. Kääntöjen ja ilmoitusten avulla sinä saat viettää rentouttavaa lomaa ja mahdollinen tavoittelija saa asiansa hoidettua sujuvasti saaden heti tiedon lomastasi, tai tuuraajastasi. Lomatiedote on tärkeä osa positivista asiakaskokemusta!

Tärkeät asiat ylös
Yhteyshenkilöiden yhteystiedot ja tuurauslistat kannattaa tallentaa yhteiselle verkkoasemalle kaikkien saataville. Verkkoasemalle kannattaa laittaa myös yrityksen yleisiä ohjeita, kuten vaikkapa talousohje hankintarajoineen. Omille salasanoille ja käyttäjätunnuksille kannattaa luoda tietoturvallinen paikka, niin loman jälkeen ei tarvitse arvuutella niitä.

Suunnittele lomalta paluu
Mieti mitä tehtäviä lähdet edistämään lomalta palattuasi. Selkeän suunnitelman avulla estät, että työasiat eivät pyöri loman aikana mielessä. Suosittelen työviikkojen ja -kuukausien suunnittelua läpi vuoden. Suunnitelmallisuus vähentää kiireen tunnetta ja turhaa säätöä.

Minkälainen on onnistunut loma?
Mitä asioita haluat lomallasi tehdä? Lomalla päiviä ei tarvitse kalenteroida, mutta kannattaa kuitenkin miettiä mitä seuraavien viikkojen aikana haluaa tehdä. Pieni matka heti loman alkuun irroittaa mukavasti rutiineista. Ennen lomaa kannattaa kannattaa keskustella kaikkien perheenjäsenten toiveista lomalla. Kun kaikkien toiveet ovat selvillä, tekemisiä on helpompi miettiä ja turhilta kinoilta vältytään.

Sopikaa yhteiset käytännöt
Töissä kannattaa yhteisesti sopia, miten ja missä tilanteissa lomalaisiin ollaan yhteydessä. Minkälaisissa asioissa soitetaan, missä laitetaan viestiä, tai sähköpostia? Tarkoitus on, että kaikki saavat viettää kesälomansa rauhassa. Loman jälkeen kannattaa yhdessä miettiä, että olisko seuraavalle kesälle syytä tehdä jotain toisin lomarauhan takaamiseksi. Kannattaisiko ohjeistusta kehittää, tai miettiä tuurauksia toisella tavalla.

Lomaa kannattaa pyrkiä pitämään vähintään 2-3 viikkoa kerrallaan, jolloin ehtii aidosti palautua kuluneista kuukausista. Mikäli lomalla jokin työasia tulee mieleen, kannattaa se kirjata nopeasti ylös esim. Trelloon, jolloin se ei jää pyörimään mieleen. Ihanteellisinta olisi palata lomalta töihin keskellä viikkoa, jolloin paluu olisi kevyempi.

Suunnitelmiin voi tulla muutoksia ja kaikki asiat eivät välttämättä toteudu. Onneksi tulee aina seuraava loma, jolloin on uusi mahdollisuus tehdä asioita joihin ei välttämättä arkena ole aikaa.

Odotan itse tulevaa lomaa ja yhteisiä päiviä perheeni kanssa innolla. Pyrin kuitenkin tekemään arjessani päivittäin mukavia asioita, enkä siirtämään kaikkea lomalle sitten, kun- ajattelun avulla. Muutama vuosi sitten sain tästä oivan opetuksen. Odotin loppukesästä olevaa kolmen viikon lomaani koko kesän ja mietin, että teen sitten lomalla sitä ja tätä. Loma koitti ja parin päivän jälkeen olin kaksi viikkoa kuumeessa vuoteen omana. Päätin niiden päivien aikana, että jos voin tehdä jonkun asian heti, teen sen silloin, enkä siirrä tulevaisuuteen.

Mukavaa lomanodotusta ja kiireettömiä päiviä!

-Suvi

I <3 Trello

Trello on kuin pino muistikirjoja. Trello on sähköinen tehtävienhallintasovellus, joka on aina siellä missä minäkin.  Sovelluksen avulla organisoin projekteja ja tehtäviä, sekä seuraan niiden edistymistä. Käytän Trelloa niin töissä, kuin vapaa-ajalla ja väitän, että sen avulla säästän todella monta tuntia aikaa viikossa.

Sovellus on tuonut itselleni mielenrauhaa, kun kaikki asiat ovat jäsennellysti tallessa. Olipa kyse sitten seuraavan työviikon edistettävistä asioista, perheen kauppalistasta, tai kirjoista joita haluaisin lukea.  

Trellon ”muistikirjoja” kutsutaan tauluiksi. Taulut ovat lähtökohtaisesti henkilökohtaisia, mutta niihin voi kutsua myös muita käyttäjiä, tai perustaa työryhmiä joiden kesken taulut jaetaan. Itselläni on käytössä niin henkilökohtaisia kuin jaettujakin tauluja.

Trello perustuu Toyotan kehittämään Kanban- tauluun ja sovelluksen toimintalogiikkaan pääsee hyvin nopeasti sisälle. Mikä parasta, perusversio on täysin ilmainen ja vielä suomen kielinen! Ilmaisversiolla pääsee jo hyvin pitkälle, mutta tarjolla on myös maksullisia versioita spesiaaliominaisuuksineen. Trellon käyttömahdollisuuksia on yhtä monta kuin sen käyttäjiäkin. Jokainen voi rakentaa sisällön omia tarpeitaan vastaavaksi.

Perheen kesken meillä on jaettu taulu, josta löytyy kauppalistat, ruokalistat, ruoka- ja leivontaohjeet, vinkkejä matkoille, pakkauslistoja, siivousohjeita ja muuta tarpeellista. Kaikki oleellinen tieto löytyy samasta paikasta ja on aina kaikkien perheenjäsenten saatavilla.

Tutustuin Trelloon ensimmäisen kerran puolitoista vuotta sitten ja innostuin siitä heti. Äitiysloma-aikanani käytimme sitä pääsääntöisesti perheen yhteisten asioiden suunnitteluun, kuten kauppalistojen, pakkauslistojen ja ruokareseptien arkistointiin. Minulla oli myös omat taulut, eli muistikirjat ammattikorkeakoulun lopputyölle sekä omille henkilökohtaisille asioilleni. Marikan kanssa suunnittelemme ja kirjoitamme tätä blogia Trellon avulla.

Perheen kauppalista on luotu tehtävälista- ominaisuuden avulla, jota itse käytän eniten Trellosta. Kun jokin ruoka-aine loppuu, se käydään raksittamassa listalle. Ruokatilausta tehdessä listalta on nopea poimia tilattavat tuotteet ja jokaista kaappia ei tarvitse erikseen koluta. Mikäli joskus sattuu eksymään kauppaan, reaaliaikainen lista on puhelimessa mukana.

Lykkäsin ennen ikävien asioiden aloittamista, koska ne tuntuvat vain yksinkertaisesti liian isoilta ja hankalilta lähestyä. Trellon avulla olen saanut pilkottua suuriakin tehtäviä selkeisiin kokonaisuuksiin ja yksilöityihin tehtäviin. Opinnäytetyöni on tästä todella hyvä esimerkki. Jaoin sen selkeisiin kokonaisuuksiin ja yksinkertaisiin tehtäviin, joiden avulla pystyin jäsentelemään tehtäviä ja ajankäyttöä tehokkaasti. Päätin, että edistän sitä päivittäin 25 minuuttia, enemmän jos tuntuu hyvältä. Opinnäytetyöni valmistui silmissäni syksyn 2019 aikana.

Töiden alettua Trello on tietysti tullut mukanani myös työpaikalle. Suunnittelen sen avulla työpäivääni, viikkoa, kuukautta ja vuottani. Olen myös avannut sinne isompia projekteja omiksi korteikseen, joiden avulla tehtävien edistäminen on itselleni luontevaa. Eniten käytän sovelluksesta tehtävälistoja, joiden avulla saan jäsenneltyä asiat itselleni. Meillä on myös työntekijöiden kesken käytössä jaettuja tauluja kriittisille prosesseille. Ohjelma tuo selkeyttä prosessien etenemiselle ja poistaa turhaa säätöä sekä epätietoisuutta.

Kirjaan kaikki muistettavat asiat ylös, niin töissä kuin vapaa-ajallanikin. Kirjatessani asiaa ylös, mietin samalla mihin kategoriaan se kuuluu. Ei tärkeät pikkujutut- kortti muistuttaa minua siitä, että en käytä aikaani turhaan säätämiseen.

Kiitos Trellon, olen himpun verran parempi vaimo, äiti, ystävä ja työntekijä. Muistettavat asiat pysyvät jäsennellysti tallessa ja pystyn hyvin ennakoimaan asioita. Tulipaloja syntyy enää vain harvoin. Käytin ennen Trelloa Bullet Journalia, mutta samojen asioiden kirjoittelu uudelleen ja uudelleen käsin kävi aikaa vieväksi.  BJ ei monestikaan ollut siellä missä piti, joten moni asia jäi myös laittamatta ylös.

Suosittelen lämpimästä kokeilemaan sovellusta jo tänään!

Mukavaa viikkoa!

Suvi