Kesälomalle än-yy-tee-nyt!

Kesälomat häämöttävät jo nurkan takana. Nopeimmat ovat jo jääneet lomalle. Nyt on hetki valmistautua tulevaan lomaan. Kesäloman tarkoitus on viedä ajatukset pois töistä ja tuoda vastapainoa arkeen.

Vinkit onnistuneeseen lomaan:

Priorisoi työt
Mieti mitkä tehtävät teet valmiiksi ennen lomalle jääntiä. Jos sinulla on tuuraajaa, perehdytä/ ohjeista hänet hyvin hänelle siirtyviin tehtäviin. Kun tehtävät on kirjattu selkeästi ylös ohjeineen, saat lomailla rauhassa.

Huolehdi lomailmoitukset ja käännöt
Laita sähköpostiin lomailmoitus ja mahdollisen tuuraajan yhteystiedot. Muista tehdä käännöt myös laskujenkäsittelyohjelmaan ja muihin mahdollisiin sovelluksiin. Puhelimessa on hyvä käyttää lomavastaajaa. Kääntöjen ja ilmoitusten avulla sinä saat viettää rentouttavaa lomaa ja mahdollinen tavoittelija saa asiansa hoidettua sujuvasti saaden heti tiedon lomastasi, tai tuuraajastasi. Lomatiedote on tärkeä osa positivista asiakaskokemusta!

Tärkeät asiat ylös
Yhteyshenkilöiden yhteystiedot ja tuurauslistat kannattaa tallentaa yhteiselle verkkoasemalle kaikkien saataville. Verkkoasemalle kannattaa laittaa myös yrityksen yleisiä ohjeita, kuten vaikkapa talousohje hankintarajoineen. Omille salasanoille ja käyttäjätunnuksille kannattaa luoda tietoturvallinen paikka, niin loman jälkeen ei tarvitse arvuutella niitä.

Suunnittele lomalta paluu
Mieti mitä tehtäviä lähdet edistämään lomalta palattuasi. Selkeän suunnitelman avulla estät, että työasiat eivät pyöri loman aikana mielessä. Suosittelen työviikkojen ja -kuukausien suunnittelua läpi vuoden. Suunnitelmallisuus vähentää kiireen tunnetta ja turhaa säätöä.

Minkälainen on onnistunut loma?
Mitä asioita haluat lomallasi tehdä? Lomalla päiviä ei tarvitse kalenteroida, mutta kannattaa kuitenkin miettiä mitä seuraavien viikkojen aikana haluaa tehdä. Pieni matka heti loman alkuun irroittaa mukavasti rutiineista. Ennen lomaa kannattaa kannattaa keskustella kaikkien perheenjäsenten toiveista lomalla. Kun kaikkien toiveet ovat selvillä, tekemisiä on helpompi miettiä ja turhilta kinoilta vältytään.

Sopikaa yhteiset käytännöt
Töissä kannattaa yhteisesti sopia, miten ja missä tilanteissa lomalaisiin ollaan yhteydessä. Minkälaisissa asioissa soitetaan, missä laitetaan viestiä, tai sähköpostia? Tarkoitus on, että kaikki saavat viettää kesälomansa rauhassa. Loman jälkeen kannattaa yhdessä miettiä, että olisko seuraavalle kesälle syytä tehdä jotain toisin lomarauhan takaamiseksi. Kannattaisiko ohjeistusta kehittää, tai miettiä tuurauksia toisella tavalla.

Lomaa kannattaa pyrkiä pitämään vähintään 2-3 viikkoa kerrallaan, jolloin ehtii aidosti palautua kuluneista kuukausista. Mikäli lomalla jokin työasia tulee mieleen, kannattaa se kirjata nopeasti ylös esim. Trelloon, jolloin se ei jää pyörimään mieleen. Ihanteellisinta olisi palata lomalta töihin keskellä viikkoa, jolloin paluu olisi kevyempi.

Suunnitelmiin voi tulla muutoksia ja kaikki asiat eivät välttämättä toteudu. Onneksi tulee aina seuraava loma, jolloin on uusi mahdollisuus tehdä asioita joihin ei välttämättä arkena ole aikaa.

Odotan itse tulevaa lomaa ja yhteisiä päiviä perheeni kanssa innolla. Pyrin kuitenkin tekemään arjessani päivittäin mukavia asioita, enkä siirtämään kaikkea lomalle sitten, kun- ajattelun avulla. Muutama vuosi sitten sain tästä oivan opetuksen. Odotin loppukesästä olevaa kolmen viikon lomaani koko kesän ja mietin, että teen sitten lomalla sitä ja tätä. Loma koitti ja parin päivän jälkeen olin kaksi viikkoa kuumeessa vuoteen omana. Päätin niiden päivien aikana, että jos voin tehdä jonkun asian heti, teen sen silloin, enkä siirrä tulevaisuuteen.

Mukavaa lomanodotusta ja kiireettömiä päiviä!

-Suvi

Miten suunnittelen arkeni?

Aiemmin minusta tuntui, että moni asia jäi tekemättä niin töissä kuin vapaa-ajallakin. Monesti työpäivän jälkeen oli tunne, että en ole saanut mitään aikaan. Todellisuudessa olin kuitenkin tehnyt koko päivän jotain. Projektit junnasivat paikallaan, niin töissä kuin kotonakin. Kiireen tunne puristi rintakehää ja ahdistus pilasi vapaa-aikani.

Innostuin muutama vuosi sitten Bullet Journalista, jonka perimmäistä ideaa noudatan edelleen ajankäyttöni suunnittelussa. Koin perinteisen Bulletin itselleni aikaa vieväksi askarteluksi. Poimin siitä kuitenkin parhaat toimintatavat ja siirsin sen sähköiseen muotoon. Bullet Journal perustuu ajankäytön suunnitteluun vuosi-, kuukausi-, viikko- ja päivätasolla sekä tehtävälistoihin ja muistiinpanoihin.

Käytän tehtäväsuunnittelussa Trelloa, joka on ilmainen projektinhallintatyökalu ja se toimii niin tietokoneella kuin mobiililaitteillakin. Trello on sähköinen muistikirjani niin työhön ja vapaa-aikaan, jossa mukana kulkevat vuosisuunnitelmat, muistiinpanot sekä ostos- ja to do- listat. Trellon lukemattomiin mahdollisuuksiin tulen palaamaan myöhemmin tarkemmin.

Käytän kolmea sähköistä kalenteria, jotka näkyvät yhtä aikaa niin puhelimessa, kuin tietokoneella. Ensimmäinen kalenteri on työkalenteri, jonka näkee myös muut töissä. Toinen on perhekalenteri, joka on jaettu perheen kesken. Kolmas on oma kalenterini, johon suunnittelen oman ajankäyttöni niin työ- kuin vapaa-aikana. Koen Trellon ja sähköiset kalenterit itselleni parhaiksi vaihtoehdoiksi, koska niitä on nopea käyttää ja niihin pääsee käsiksi monella eri laitteella. Katastrofia ei pääse syntymään, vaikka joku laite katoaisikin.

Joitain henkilöitä ajankäytön ja tehtävien suunnittelu tällä tasolla varmasti ahdistaa, mutta itse ahdistun tyhjästä kalenterista ja epämääräisesti to do- listoista. Haluan saada paljon aikaan niin töissä, kuin kotonakin. Kiireen tunne itsellä johtuu monesti epämääräisistä tehtäväkokonaisuuksista ja lukuisista pikkujutuista. Minua rauhoittaa, kun näen kalenterista selkeästi viikon tärkeimmät tehtävät.

Suunnittelen joka perjantai seuraavan viikon ohjelman tarkemmin. Siirrän to do- listoilta edistämistä vaativat tehtävät kalenteriin. Tarkastan myös sovittujen tehtävien edistymisen. Pyrin olemaan realistinen oman ajankäyttöni suhteen ja jätän myös tyhjiä välejä kalenteriini, jotta akuutit asiat eivät sotke koko suunnitelmaa. Mietin tässä yhteydessä myös tulevan viikon liikunnat ja muut menot. Työkalenteriin merkitsen palaverit ja muut töitä koskevat menot. Perhekalenterista löytyy vapaa-ajan menot ja omasta henkilökohtaisesta kalenterista varsinainen tehtäväsuunnitelmani.

On hyvä muistaa, että ajankäytön suunnittelu ei rajoitu pelkästään työaikaan. Oman jaksamisen kannalta myös mukavat jutut kannattaa suunnitella ja varmistaa, että niille jää varmasti aikaa. Aikaa kannattaa jättää myös pelkkään oleiluun ja lepoon. Tärkeä osa ajankäytön ja tehtävien suunnittelua on pysähtyä nauttimaan omista aikaansaannoksista ja taputtaa itseään olalle hyvin tehdystä työtä.

Ajankäytön suunnittelun tarkoitus ei ole lisätä kiireen tunnetta, vaan jäsennellä tehtäviä ja varmistaa, että kaikkien tehtävän tekemiselle jää riittävästi aikaa niin työssä kuin vapaa-ajalla. Ennakointi on se juttu!

Miten sinä suunnittelet ajankäyttöäsi? Jaa parhaat vinkkisi myös muille!

Suvi