Kokeilemisen arvoinen ajanhallintamenetelmä

Käytän itse lähes päivittäin Pomodoro ajanhallintamenetelmää. Menetelmä toimii niin töissä, opiskellessa kuin vapaa-ajallakin. Mikä parasta, se on todella yksinkertainen. Pomodoro on tehostanut ajankäyttöäni huomattavasti ja turha haaveilu on jäänyt. Suosittelen testaamaan tätä jo tänään!
Mikäli jäit miettimään menetelmän nimeä, niin se tarkoittaa tomaattia ja juontaa juurensa klassisesta tomaatin mallisesta munakellosta.  

Tee näin:

Valitse to do- listaltasi tehtävä
Valitse selkeä tehtävä, jota aioit edistää. Sulje puhelimet sekä muut häiriötekijät ympäriltäsi.

Laita ajastin soimaan 25 minuutin päähän
Keskity valitsemaasi tehtävään täysin seuraavat 25 minuuttia. Pitäydy aikataulussa ja älä tee mitään muuta tänä aikana. Voit käyttää ajastimena puhelintasi, netistä löytyviä ajastimia, tai perinteistä munakelloa.  

Pidä viiden minuutin tauko
Pidä pieni 5 minuutin tauko kun 25 minuuttia on kulunut. Aivojen on hyvä antaa levähtää hetki. Hae vaikka kuppi kahvia, laita pyykit koneeseen, tai jaloittele vain hetki.

Pidä neljän jakson jälkeen pidempi tauko
Hyvä pituus on esimerkiksi 20-30 minuuttia.

Pomodoro- tekniikka madaltaa kynnystä aloittaa isompienkin asioiden edistämistä. Näemme monesti tehtävät isoina epämääräisinä kokonaisuuksina, joiden aloittaminen voi olla vaikealta. Sain itse vietyä opintoni päätökseen Pomodoron avulla. Tein monena päivänä ainoastaan yhden 25 minuutin pätkän lapsen päiväunien aikana ja asiat edistyivät jo siinä ajassa mukavasti. Yhteen asiaan keskittyminen toimii itselläni huomattavasti paremmin kuin multitasking.

Suosittelen ehdottomasti testaamaan tätä! Tämä toimii myös pienillä lapsilla esimerkiksi huoneen siivouksen apuna. Aikajaksojen pituutta voi heidän kanssaan lyhentää.

Mukavaa viikonloppua!

Suvi

Kotikonttorilla

Etätyöt tulivat viimeistään nyt ajankohtaiseksi monelle. Minusta tämä on myös loistava mahdollisuus muutokselle. Harva työtehtävä vaatii fyysistä läsnäoloa työpaikalla ja toivonkin, että tulevaisuudessa yhä useampi asia voitaisiin hoitaa etänä. Etätyö on myös tutkimusten mukaan tehokas ja tuloksellinen tapa työskentelyyn. Kun välimatkojen ja työskentelyaikojen merkitys vähenee, syntyy uusia mahdollisuuksia. Etätöiden mahdollistama jousto tukee hyvin myös lapsiperheitä. Uusien toimintatapojen myötä kaikki voittavat.

Täsmävinkit etätöihin

  1. Huolehdi ergonomiasta.
  2. Pitäydy rutiineissasi. Pidä kahvi- ja lounastauot.
  3. Puuttuvan työmatkan voit korvata reippaalla aamu- tai iltapäivälenkillä.
  4. Suunnittele työpäiväsi ja mieti selkeät tavoitteet päivälle.
  5. Pidä yhteyttä työkavereihisi.

Sosiaalisen kanssakäymisen merkitys kasvaa, kun työkaveria ei enää näekään samalla tavalla. On hyvin tärkeää, että kaikki kokevat olevansa osa tiimiä työskentelypaikastaan riippumatta. Me sovimme työpaikalla, että vietämme kahvitauot päivittäin Teamsin välityksellä. Näin pystymme vaihtamaan ajatuksia ja kuulumisia tuttuun tapaan.

Meillä kotona etätyöt ovat lähteneet hyvin käyntiin ja kummallekin vanhemmalle on löytynyt omat työpisteensä. Taapero on myös menossa mukana ja olemme kalenteroineet mieheni kanssa hoitovuorot jo ensi viikollekin. Tämän avulla pystymme suunnittelemaan omaa ajankäyttöä paremmin.

Oletteko te siirtyneet etätöihin? Miten olette sopineet lasten hoitokuviot?

Voimia meille kaikille haastavaan tilanteeseen <3

Suvi

Paluu vanhoihin tapoihin?

Olen ollut nyt kaksi kuukautta töissä äitiyslomani jälkeen. Tuntuu, että elämämme on helpottunut kaikilta osin todella paljon. Odotin töiden alkua innolla, mutta samalla olo oli todella haikea, kun yksi elämänvaihe oli päättymässä. Onneksi en murehtinut asiaa sen suuremmin ja nyt voin todeta, että ratkaisu oli meidän perheellemme täysin oikea.  

Päätin äitiyslomalla, että en enää suostu tippumaan kiireen vietäväksi ja elämään jatkuvassa stressissä. Päätin myös, että suhtaudun työasioihin vain asioina, liittämättä niihin sen suurempia tunteita. Olen onnistunut edellä mainituissa todella hyvin. Tekemistä toki on pitkälle tulevaisuuteen, mutta priorisoinnilla ja ennakoinnilla en ole sortunut turhaan säätämiseen aiheuttaen turhaa kiirettä. Olen myös oppinut hyväksymään, ettei kaikkea saa kerralla valmiiksi.  

Äitiyslomalla päätin, että suunnittelen työviikkoni ja -kuukauteni etukäteen pyrkien siihen, että fokus pysyy koko ajan siinä, mikä milläkin hetkellä tärkeintä. Etukäteissuunnittelu vie toki työaikaa, mutta pitkällä tähtäimellä näen sen vapauttavan aikaa, kun tekeminen on järkevää ja jäsenneltyä. Olen nykyään myös tarkempi omasta ajankäytöstäni, enkä anna toisten määritellä sitä. Emmehän me anna kenenkään koskea lompakkoommekaan, miksi antaisimme jonkun muun päättää mitä milläkin hetkellä teemme?  

Äitiysloma oli ihanteellista aikaa, kun muuta maailmaa sai katsoa omasta kuplasta vailla vastuuta. Vuoden vaihde oli myös ihanteellinen ajankohta paluulle, kun sai aloittaa puhtaalta pöydältä, uudelta vuosikymmeneltä. Mietin etukäteen tulevan vuoden painopisteet ja jaoin ne kuukausille. Mietin myös ensimmäisten kuukausien tehtävät tarkemmin.  

Tehtäväkokonaisuuksien tarkempi suunnittelu antaa itselleni päivittäisiä onnistumisen tunteita ja näyttää konkreettisesti, miten asiat etenevät. Isojen kokonaisuuksien edistämisessä voi iskeä matkaväsymys, kun selkeää edistystä ei tunnu tapahtuvan. Pyrin myös kirjaamaan kaiken muistettavan ylös, jotta ne eivät kuormita mieltä, tai unohtuessaan aiheita turhia aikapaineita.  

Tuntuu, että pidän joka päivä enemmän työstäni ja aamuisin on todella mukava mennä töihin. Puolentoista vuoden tauko teki minulle todella hyvää. Olen oppinut olemaan itselleni armollisempi ja antamaan aikaa omalle palautumiselle. 

Miten mietteitä töihin paluu herätti sinulla äitiysloman jälkeen? Koitko, että paluu oli helppo? Muuttiko äitiysloma suhtautumistasi työelämään tai itseesi? 

Suvi

Miten suunnittelen arkeni?

Aiemmin minusta tuntui, että moni asia jäi tekemättä niin töissä kuin vapaa-ajallakin. Monesti työpäivän jälkeen oli tunne, että en ole saanut mitään aikaan. Todellisuudessa olin kuitenkin tehnyt koko päivän jotain. Projektit junnasivat paikallaan, niin töissä kuin kotonakin. Kiireen tunne puristi rintakehää ja ahdistus pilasi vapaa-aikani.

Innostuin muutama vuosi sitten Bullet Journalista, jonka perimmäistä ideaa noudatan edelleen ajankäyttöni suunnittelussa. Koin perinteisen Bulletin itselleni aikaa vieväksi askarteluksi. Poimin siitä kuitenkin parhaat toimintatavat ja siirsin sen sähköiseen muotoon. Bullet Journal perustuu ajankäytön suunnitteluun vuosi-, kuukausi-, viikko- ja päivätasolla sekä tehtävälistoihin ja muistiinpanoihin.

Käytän tehtäväsuunnittelussa Trelloa, joka on ilmainen projektinhallintatyökalu ja se toimii niin tietokoneella kuin mobiililaitteillakin. Trello on sähköinen muistikirjani niin työhön ja vapaa-aikaan, jossa mukana kulkevat vuosisuunnitelmat, muistiinpanot sekä ostos- ja to do- listat. Trellon lukemattomiin mahdollisuuksiin tulen palaamaan myöhemmin tarkemmin.

Käytän kolmea sähköistä kalenteria, jotka näkyvät yhtä aikaa niin puhelimessa, kuin tietokoneella. Ensimmäinen kalenteri on työkalenteri, jonka näkee myös muut töissä. Toinen on perhekalenteri, joka on jaettu perheen kesken. Kolmas on oma kalenterini, johon suunnittelen oman ajankäyttöni niin työ- kuin vapaa-aikana. Koen Trellon ja sähköiset kalenterit itselleni parhaiksi vaihtoehdoiksi, koska niitä on nopea käyttää ja niihin pääsee käsiksi monella eri laitteella. Katastrofia ei pääse syntymään, vaikka joku laite katoaisikin.

Joitain henkilöitä ajankäytön ja tehtävien suunnittelu tällä tasolla varmasti ahdistaa, mutta itse ahdistun tyhjästä kalenterista ja epämääräisesti to do- listoista. Haluan saada paljon aikaan niin töissä, kuin kotonakin. Kiireen tunne itsellä johtuu monesti epämääräisistä tehtäväkokonaisuuksista ja lukuisista pikkujutuista. Minua rauhoittaa, kun näen kalenterista selkeästi viikon tärkeimmät tehtävät.

Suunnittelen joka perjantai seuraavan viikon ohjelman tarkemmin. Siirrän to do- listoilta edistämistä vaativat tehtävät kalenteriin. Tarkastan myös sovittujen tehtävien edistymisen. Pyrin olemaan realistinen oman ajankäyttöni suhteen ja jätän myös tyhjiä välejä kalenteriini, jotta akuutit asiat eivät sotke koko suunnitelmaa. Mietin tässä yhteydessä myös tulevan viikon liikunnat ja muut menot. Työkalenteriin merkitsen palaverit ja muut töitä koskevat menot. Perhekalenterista löytyy vapaa-ajan menot ja omasta henkilökohtaisesta kalenterista varsinainen tehtäväsuunnitelmani.

On hyvä muistaa, että ajankäytön suunnittelu ei rajoitu pelkästään työaikaan. Oman jaksamisen kannalta myös mukavat jutut kannattaa suunnitella ja varmistaa, että niille jää varmasti aikaa. Aikaa kannattaa jättää myös pelkkään oleiluun ja lepoon. Tärkeä osa ajankäytön ja tehtävien suunnittelua on pysähtyä nauttimaan omista aikaansaannoksista ja taputtaa itseään olalle hyvin tehdystä työtä.

Ajankäytön suunnittelun tarkoitus ei ole lisätä kiireen tunnetta, vaan jäsennellä tehtäviä ja varmistaa, että kaikkien tehtävän tekemiselle jää riittävästi aikaa niin työssä kuin vapaa-ajalla. Ennakointi on se juttu!

Miten sinä suunnittelet ajankäyttöäsi? Jaa parhaat vinkkisi myös muille!

Suvi

Paluu arkeen

Töihin paluu tuntuu samalta, kuin ensimmäinen koulupäivä pitkän kesäloman jälkeen. Olen odottanut sitä innolla, ihana kutina vatsanpohjassa. Hankin uuden kahvikupin ja kalenterin odottamaan kyseistä päivää. Olen päättänyt taistella kaikin keinoin, jotta kiireen imu ei saa minusta mukaansa.

Äitiyslomalle jääminen pelotti minua enemmän kuin synnytys. Pohdin paljon, miten saan aikani kulumaan, tipahdanko työelämästä? Aluksi tunsin myös kateutta seuratessani mieheni urakehitystä, mutta tajusin onneksi nopeasti, että se ei ole minulta pois. Jälkeenpäin ajateltuna äitiysloma oli loistava breikki työvuosien keskellä. Se antoi ainutkertaisen tilaisuuden seurata työelämää sivusta ja keskittyä täysin lapseen sekä perheeseen.

Työhön paluu on suuri elämänmuutos perheellemme, siinä missä lapsen syntymäkin. Olemme keskustelleet paljon, miten tämä tulee vaikuttamaan arkeemme ja toimintatapoihimme. Meillä kummallakaan ei ole säännöllistä työaikaa ja työmatkojakin on aina välillä. Toisen pitkä päivittäinen työmatka tuo myös oman lisänsä kokonaisuuteen. Organisointia vaatii niin logistiikka, kodinhoito, kaupassakäynti kuin ruuanlaittokin.

Muutos vaatii uusien tapojen omaksumista myös työelämään. Työpäiviä ei voi enää venyttää iltaa kohden, vaan lapsi on haettava tiettyyn aikaan päivähoidosta.  Meillä kaikilla vuorokaudessa käytössämme 24 tuntia ja ihanteellinen jakauma olisi, että aika jakaantuisi tasaisesti työn, vapaa-ajan ja levon suhteen. Ihminen on kokonaisuus ja tarvitsee kaikkia osa-alueita. Välillä jostain voi nipistää, mutta vaikutukset näkyvät pidemmällä aikavälillä.

Olen päättänyt, että en anna enää tilaa omalle kiire-ajattelulleni. Töissä olisi todella helppo heittäytyä virran vietäväksi ja tehdä itselle sillä hetkellä mukavia juttuja, tai antaa muiden päättää omasta ajankäytöstä. Tämän vuoksi olenkin keskittynyt ensimmäisinä päivinä kokonaisuuden hahmottamiseen ja asioiden priorisointiin. Kokonaisuuden ja aikataulujen miettiminen on todella tärkeää niin työssä, kuin vapaa-ajalla. Aikataulutuksella ja ennakoinnilla varmistetaan, että kaikille tehtäville on riittävästi aikaa. Kun tehtävät ovat kaikkien tiedossa, vältytään turhilta erimielisyyksiltä, kiireen tunteelta, ylimääräiseltä säädöltä ja päällekkäisyyksiltä.

Töiden aloitukseni myötä arki on lähtenyt sujumaan hyvin ja jokainen perheenjäsenemme on varmasti tyytyväinen tähän ratkaisuun. Odotan innolla kevättä ja kaikkia uusia mielenkiintoisia juttuja. Palaan kevään aikana blogissa tarkemmin aikataulukseen ja tehtäväsuunnitteluun. Tulossa on myös monta vinkkiä, jotka ovat helpottaneet itselläni ja perheellämme ajankäyttöä sen suunnittelua.

Mitä mietteitä sinulla on äitiyslomasta, tai töihin paluusta?

Suvi