I <3 Trello

Trello on kuin pino muistikirjoja. Trello on sähköinen tehtävienhallintasovellus, joka on aina siellä missä minäkin.  Sovelluksen avulla organisoin projekteja ja tehtäviä, sekä seuraan niiden edistymistä. Käytän Trelloa niin töissä, kuin vapaa-ajalla ja väitän, että sen avulla säästän todella monta tuntia aikaa viikossa.

Sovellus on tuonut itselleni mielenrauhaa, kun kaikki asiat ovat jäsennellysti tallessa. Olipa kyse sitten seuraavan työviikon edistettävistä asioista, perheen kauppalistasta, tai kirjoista joita haluaisin lukea.  

Trellon ”muistikirjoja” kutsutaan tauluiksi. Taulut ovat lähtökohtaisesti henkilökohtaisia, mutta niihin voi kutsua myös muita käyttäjiä, tai perustaa työryhmiä joiden kesken taulut jaetaan. Itselläni on käytössä niin henkilökohtaisia kuin jaettujakin tauluja.

Trello perustuu Toyotan kehittämään Kanban- tauluun ja sovelluksen toimintalogiikkaan pääsee hyvin nopeasti sisälle. Mikä parasta, perusversio on täysin ilmainen ja vielä suomen kielinen! Ilmaisversiolla pääsee jo hyvin pitkälle, mutta tarjolla on myös maksullisia versioita spesiaaliominaisuuksineen. Trellon käyttömahdollisuuksia on yhtä monta kuin sen käyttäjiäkin. Jokainen voi rakentaa sisällön omia tarpeitaan vastaavaksi.

Perheen kesken meillä on jaettu taulu, josta löytyy kauppalistat, ruokalistat, ruoka- ja leivontaohjeet, vinkkejä matkoille, pakkauslistoja, siivousohjeita ja muuta tarpeellista. Kaikki oleellinen tieto löytyy samasta paikasta ja on aina kaikkien perheenjäsenten saatavilla.

Tutustuin Trelloon ensimmäisen kerran puolitoista vuotta sitten ja innostuin siitä heti. Äitiysloma-aikanani käytimme sitä pääsääntöisesti perheen yhteisten asioiden suunnitteluun, kuten kauppalistojen, pakkauslistojen ja ruokareseptien arkistointiin. Minulla oli myös omat taulut, eli muistikirjat ammattikorkeakoulun lopputyölle sekä omille henkilökohtaisille asioilleni. Marikan kanssa suunnittelemme ja kirjoitamme tätä blogia Trellon avulla.

Perheen kauppalista on luotu tehtävälista- ominaisuuden avulla, jota itse käytän eniten Trellosta. Kun jokin ruoka-aine loppuu, se käydään raksittamassa listalle. Ruokatilausta tehdessä listalta on nopea poimia tilattavat tuotteet ja jokaista kaappia ei tarvitse erikseen koluta. Mikäli joskus sattuu eksymään kauppaan, reaaliaikainen lista on puhelimessa mukana.

Lykkäsin ennen ikävien asioiden aloittamista, koska ne tuntuvat vain yksinkertaisesti liian isoilta ja hankalilta lähestyä. Trellon avulla olen saanut pilkottua suuriakin tehtäviä selkeisiin kokonaisuuksiin ja yksilöityihin tehtäviin. Opinnäytetyöni on tästä todella hyvä esimerkki. Jaoin sen selkeisiin kokonaisuuksiin ja yksinkertaisiin tehtäviin, joiden avulla pystyin jäsentelemään tehtäviä ja ajankäyttöä tehokkaasti. Päätin, että edistän sitä päivittäin 25 minuuttia, enemmän jos tuntuu hyvältä. Opinnäytetyöni valmistui silmissäni syksyn 2019 aikana.

Töiden alettua Trello on tietysti tullut mukanani myös työpaikalle. Suunnittelen sen avulla työpäivääni, viikkoa, kuukautta ja vuottani. Olen myös avannut sinne isompia projekteja omiksi korteikseen, joiden avulla tehtävien edistäminen on itselleni luontevaa. Eniten käytän sovelluksesta tehtävälistoja, joiden avulla saan jäsenneltyä asiat itselleni. Meillä on myös työntekijöiden kesken käytössä jaettuja tauluja kriittisille prosesseille. Ohjelma tuo selkeyttä prosessien etenemiselle ja poistaa turhaa säätöä sekä epätietoisuutta.

Kirjaan kaikki muistettavat asiat ylös, niin töissä kuin vapaa-ajallanikin. Kirjatessani asiaa ylös, mietin samalla mihin kategoriaan se kuuluu. Ei tärkeät pikkujutut- kortti muistuttaa minua siitä, että en käytä aikaani turhaan säätämiseen.

Kiitos Trellon, olen himpun verran parempi vaimo, äiti, ystävä ja työntekijä. Muistettavat asiat pysyvät jäsennellysti tallessa ja pystyn hyvin ennakoimaan asioita. Tulipaloja syntyy enää vain harvoin. Käytin ennen Trelloa Bullet Journalia, mutta samojen asioiden kirjoittelu uudelleen ja uudelleen käsin kävi aikaa vieväksi.  BJ ei monestikaan ollut siellä missä piti, joten moni asia jäi myös laittamatta ylös.

Suosittelen lämpimästä kokeilemaan sovellusta jo tänään!

Mukavaa viikkoa!

Suvi

Minun aikani

Mitä ajattelet ajasta? Miten mittaat ja arvotat aikaa elämässäsi? Pohtiessani aikaa, avautuu ovi paljon laajempaan kokonaisuuteen.  Aika määrittelee numeroita ja kertoo milloin tapahtuu mitäkin. Kaikki on jollakin tavalla sidoksissa aikaan. Voihan olla, että et ajattele aikaa sen enempää. Minulle sen pohtiminen avasi paljon asioita. Mille annan tilaa elämässäni ja mikä on itselleni tärkeää?

Läsnäolon avulla olen löytänyt kiireettömän tilan, jonka avulla pystyn tekemään asian kerrallaan.

Muutama vuosi sitten pohdin omaa arvomaailmaani. Siitä sai alkunsa prosessi, jolloin määrittelin itselleni mitä aika merkitsee minulle? Mitkä ovat omat arvoni? Elänkö niiden mukaan? Elänkö niin, että ajankäyttöni heijastaa arvomaailmaani? Itselleni tietynlainen tyhjyyden tila antoi mahdollisuuden kaikelle uudelle. Pohtiessani poistin itsestäni kaikkien muiden ihmisten odotukset. Kaiken sen mitä olin ennen ollut. Aloitin uudelleen, tyhjältä pöydältä. Se auttoi kuulemaan mitä todella haluan. Muutin elämääni monelta osin ja nyt elän niitä asioita todeksi, jotka silloin päätin ottaa osaksi elämääni.

On tärkeää elää rehellistä elämää itselleen ja toteuttaa asioita omien arvojen ja päämäärien pohjalta. Jos jäät kuuntelemaan mitä muut ajattelevat valinnoistasi, saat kuunnella näitä neuvoja lopun elämääsi. Silloin moni asia saattaa jäädä toteutumatta. Oma unelmasi voi toiselle olla liian suuri ja toiselle liian pieni. On tärkeää kuunnella itseään. Kun ympärilläsi on oikeat ihmiset, ei kukaan yritä pienentää sinua. Saat kannustusta mennä eteenpäin ja toteuttaa unelmiasi. Ilkka Koppelomäki kertoo kirjassaan Saa mitä haluat, että olemme viiden lähimmän ihmisen keskiarvo. Ketkä ovat ne ihmiset, joiden kanssa vietät eniten aikaa tai olet yhteydessä? Heillä on elämääsi suurin vaikutus.

Mitä paremmin hahmotat sen, missä olet luontaisesti hyvä, sitä todennäköisemmin kohtaat menestystä ja iloa.

Kun lähdin tavoittelemaan elämääni asioita, jotka olin valinnut, huomasin niiden tipahtavan aikatauluuni kuin itsestään. En kokenut valitsemiani asioita lainkaan taakkoina. Huomasin myös, että omien vahvuuksien kautta tarkasteltuna, asiat lähtivät etenemään nopeammin. Innostuminen ja asiaan uppoutuminen kertovat vahvuuksien voimasta. Oletko miettinyt mitkä ovat sinun vahvuutesi? Yksi keino omien vahvuuksien selvittämiseen, on pohtia, miten olet selviytynyt vaikeista vaiheista elämässä. Mitkä olivat sinun vahvuutesi silloin, joiden avulla pääsit eteenpäin? Ne vahvuudet sinulla on käytössäsi myös tänään.

Huomaan, että uppoudun asioihin. Silloin ajantaju katoaa ja joihinkin asioihin menee paljon enemmän aikaa kuin olin ajatellut. On hyvä myös muistaa, että kaikki ei ole suorittamista ja ajan kanssa kilpailua. Kirjoittaminen on hyvä esimerkki tästä. Päätän esimerkiksi, että nyt kirjoitan 30 minuuttia. Minulla on muistiinpanoissa valmiina irrallisia ajatuksia, joita alan työstämään. Kirjoitan ja kirjoitan, pian huomaan, että olen uppoutunut asiaan ja ajatuksiin niin syvälle, että muu maailma katoaa. Päivisin tätä ongelmaa ei ole, koska tyttäreni varmistaa, että  huomio kiinnittyy myös häneen. Iltaisin kaikessa hiljaisuudessa nautin siitä, että saan työstää omia ajatuksiani rauhassa.

Meillä jokaisella on heikkouksia. Korjaamalla niitä, ei valmista tule koskaan. Sen sijaan tunnistamalla vahvuudet, voimme elää täyttä elämää, heikkouksistamme huolimatta.

Olen ollut ajankäytön suhteen aiemmin todella hukassa. Vaikka kuka tahansa olisi sanonut, että sinun pitää alkaa nyt aikatauluttamaan asioita, niin en olisi edes tiennyt miten. Osasin kyllä olla ajoissa ja oikeassa paikassa oikeaan aikaan, mutta joitakin asioita olisi pitänyt alkaa hahmottamaan ja aikatauluttamaan systemaattisemmin. Suunnitelmallisuus pitkällä tähtäimellä tuo lisää aikaa, se järjestää pään sisäisen kaaoksen ja vapauttaa aivokapasiteettia olemaan läsnä. Luota siihen, että sinä itse olet paras asiantuntija ajankäyttösi suhteen. Tiedät mikä toimii ja mikä ei toimi. Aika ei ole vastaus kaikkeen, mutta hallitsemalla aikaa, pystyn ainakin itse keskittymään paremmin. Mielessäni ei pyöri kaaos, vaan järjestys siitä mitä on tulossa.

En erityisemmin enää ajattele ajankäyttöä irrallisena tekemisenä. Aikatauluttaminen käy aivan itsestään luontevasti.  On hyvä muistaa myös tasapaino. Jos otat jotain uutta elämääsi, pohdi konkreettisesti miten se sopii päiviisi. Palveleeko se päämääriäsi? Mitä jätät pois, jotta sille löytyy tilaa?

Aurinkoa päivääsi <3

Marika

Miksi meillä ei ole kiire?

Kirjoitamme usein kiireestä ja tulemme myös kirjoittamaan. Tosin enemminkin siitä, miten sitä voisi välttää. Oletko joskus pohtinut, miksi joillakin tuntuu olevan jatkuvasti kiire ja toisilla ei? Miksi toisilla deadlinet paukkuvat kerta toisensa jälkeen, kun toisilla to do- lista lyhenee silmissä? Me pohdimme tätä usein ja keskusteluun löytyy aina uusia ulottuvuuksia. Me emme ole matkallamme valmiita ja haluamme olla joka päivä parempi versio itsestämme. Monia asioita olemme kuitenkin oivaltaneet. Kokosimme sinulle parhaat vinkkimme tehokkaaseen ajankäyttöön.

Meillä on harvoin kiire, toisin sanoen tunnemme harvemmin kiireen tunnetta. Tähän asiaan vaikuttaa toki moni asia, mutta tärkeimpänä se, että olemme päättäneet niin. Kiire on monesti enemminkin mielentila, kuin todellisuus. Aiemmin myös ihannoitiin kiireisiä ihmisiä. Ajateltiin, että kiireinen ihminen on jotenkin tärkeä, menestynyt, parempi kuin muut.  Tutkimusten mukaan jatkuva kiire ja stressi aiheuttaa niin henkisiä kuin fyysisiäkin oireita. Jatkuvassa kiireessä myös työteho laskee. Kun keskitymme miettimään kiirettä, kulutamme pakonomaisesti aikaa siihen, emmekä tehokkaaseen ja jäsenneltyyn työskentelemiseen.

Omaa aikakäsitystään kannattaa tarkastella ja pohtia mihin oma aika menee. Omaa ajankäyttöä voi seurata muutaman päivän tarkemmin, pitämällä esimerkiksi aikalokia kaikista päivän tekemisistä ja tapahtumista. Paljonko aikaa menee työhön, kotiin ja harrastuksiin? Jakautuvatko kotityöt teillä tasaisesti, tai meneekö viikossa kohtuuton aika kauppa-asiointiin? Uppoaako someen varkain aikaa? Aikapäiväkirjaa tarkasteltaessa voi miettiä, että onko ajankäyttö realistinen suhteutettuna omiin tavoitteisiin. Mitä pitää muuttaa, jotta näin olisi? Mitä poistat ja mitä lisäät? Ajankäyttö on hyvin pitkälle matematiikka. Meillä jokaisella on päivässä 24 tuntia. Miten käytät ne, jotta saavutat omat tavoitteesi ja ajankäyttö palvelee myös omia arvojasi?

Suvin ja Marikan 10 vinkkiä:

1. Mieti kokonaisuus – suunnittele, pilko ja toteuta!
Kun hahmotat asiat ensin isosti, on niitä helpompi lähteä pilkkomaan osaksi arkea. Silloin asioista tulee konkreettisia ja toteuttamiskelpoisia. Pilkkomalla ison kokonaisuuden konkreettisiksi tehtäviksi, näet asioiden edistymisen ja saat siitä päivittäin mielihyvää. Tämä toimii niin lopputyön, suuren projektin, kuin kodin varastojenkin siivoamisessa.

2. Ole tarkka omasta ajankäytöstäsi
Annatko toisten täyttää oman kalenterisi ja määrittää, mitä sinä teet milloinkin? Toki töissä ja vapaa-ajalla tulee muuttujia, joihin täytyy monesti sopeutua. Kaikille asioille ei kuitenkaan tarvitse sanoa kyllä. Ei- sanan käyttöä kannattaa tietoisesti opetella.

3. To do-listat avuksi
Muistettavat asiat kannattaa kirjata heti ylös. Silloin ne eivät jää kuormittamaan mieltä ja tulevat varmasti hoidettua. To do- listojen avulla voit helposti miettiä seuraavan päivän, tai viikon ohjelman etukäteen ja aamuisin voi alkaa suoraan tuumasta toimeen. To do- listat kulkevat vaivattomasti mukana esimerkiksi Trello- sovelluksessa.

4. Vältä tulipaloja
Mikäli huomaat yhä uudestaan sinkoilevasi tehtävästä toiseen palosammuttimen kanssa, kannattaa pysähtyä. Kun suunnittelemisesta tulee luontevaa, osaat ennakoida ja varautua asioiden kulkuun paremmin. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

5. Voisiko rutiineja tehdä toisin?
Kun teemme asiat päivästä toiseen samalla tavalla, sokeudumme helposti omalle tekemiselle. Yritä katsoa asiaa ulkopuolisen silmin. Miten neuvoisit toista tekemään? Tai voisitko kenties itse kysyä neuvoa kollegalta? Meillä suuria arjen oivalluksia on ollut kiertävä ruokalista, ruokaostosten keskittäminen kertaan viikko sekä kauppakassipalvelu. Näiden avulla säästäämme viikossa todella monta tuntia.

6. Tunnista aikavarkaat
Käytätkö viikoittain aikaa saman asian toistamiseen? Voisiko jotain automatisoida? Hurahtaako puhelimen äärellä liikaa aikaa? Kannattaako kaikkea edes tehdä?

7. Asiat asioina
Eteen tulevat asiat, tehtävät ja ongelmat kannattaa pyrkiä käsittelemään asioina. Erilaisten tunteiden liittäminen hidastaa monesti työskentelyä. Viestin saa monesti myös huomattavasti paremmin eteenpäin ilman tunteen liittämistä siihen.

8. Kahdeksan tuntia töitä riittää
Pyri pitämään työpäiväsi järkevän mittaisina. Mikäli ne tuntuvat venyvän aina, kannattaa miettiä mistä se johtuu. Onko töitä liikaa? Mistä ne tulevat? Kuluuko johonkin tehtävään kohtuuttomasti aikaa? Voisiko joku muu tehdä jonkun asian? Voisiko jonkun asian tehdä toisin? Työpäivien venyessä työtehomme laskee väistämättä. Vapaa-aika on todella tärkeä osa arkea, josta kannattaa pitää kiinni. Hetket perheen, tai harrastusten parissa palauttavat meitä päivästä.

9. Työskentele omia vahvuuksiasi käyttämällä
Olemme kaikki erilaisia ja on yhtä monta tapaa päästä samaan lopputulokseen. Kannattaa miettiä mitkä ovat juuri omat vahvuudet asioiden aikaansaamiseen. Tunnistamalla omat vahvuudet, asioiden edistäminen on tehokkaampaa ja mukavampaa.

10. Hyvä riittää, ei tarvitse olla täydellinen
Yksityiskohtia ei tarvitse hio loputtomiin. Tekemiselle voi asettaa aikarajan, jolloin pieni aikapaine auttaa saattamaan työn tehokkaasti loppuun.

Koko ajan muuttuvassa maailmassa myös me muutumme. Tärkeintä on pitää huolta omasta jaksamisestamme. Ainoastaan silloin voimme auttaa muita. Suurin osa elämästämme on arkea ja siihen kannattaa panostaa.

Kiireetöntä arkea!

Suvi & Marika

Äitiys yhdistää

Äiti on kaunis sana. Siihen liitetään paljon tunteita, rakkautta ja lista käytännön asioita. Se palauttaa lapsuuteen ja saa miettimään omaa äitiä sekä isoäitiä. Äitiys yhdistää ja auttaa tutustumaan kokonaan uusiin ihmisiin. Äitiyteen liittyy paljon asioita, eikä ole yhtä oikeaa tapaa olla äiti. Tapoja on niin monia kuin on meitä äitejäkin. Äitiys on valtavan suuri voimavara, josta riittää lämpöä elämän jokaiseen sopukkaan. Äitiys tuo valoa pimeyteen ja lämpöä kylmyyteen. On ihanaa olla äiti. 

Äitiys oli asia, joka yhdisti myös meidät.  Vauvavuosi toi meidän molempien elämään joukon aivan uusia ihmisiä MiB Mothers in business – verkoston kautta. Oli ihanaa tutustua joukkoon muita äitejä, jotka jakavat samoja arvoja ja mielenkiinnon kohteita. Tapaamiset viikoittain muiden äitien kanssa toi vertaistukea sekä mahdollisuuden keskustella myös paljon muusta vauvojen lisäksi. Näistä kohtaamisista sai paljon energiaa ja iloa päiviin.

Vauva-arjen lisäksi teimme molemmat opinnäytetöitä, joista valmistumisemme oli kiinni. Se oli ainoa asia, minkä piti valmistua, jotta paperit sai koulusta ulos. Toimimme myös toistemme sparraajina ja neuvonantajina. Vauhditimme toinen toisiamme ja keskustelimme siitä, miksi olimme lykänneet opinnätetyön aloitusta? Se olisi ollut helpompaa hoitaa ennen yöllisiä heräilyjä ja huonosti nukuttuja öitä. Päätimme, että nyt rimaa lasketaan reilusti. Siitä se lähti. Aikataulutimme paljon tekemisiä yhdessä, vaikka opinnäytetöiden aihealueet ja toimialat olivat täysin erit.

Siitä alkaen olemme pitäneet tiiviisti yhteyttä. Ilman tätä koronaa näkisimme lounailla kuten ennen tai vierailisimme toistemme luona. Joskus kun tapaa kokonaan uuden ihmisen, tulee tunne, että ihminen on jostain tuttu. Olemme tunteneet varsinaisesti pian vuoden, mutta tavatessamme tuntuu kuin olisimme tunteneet aivan lapsuudesta saakka. Olemme hyvin samanlaisia, sillä eroavaisuudella, että Suvi tykkää tehdä muistiinpanoja ja listoja ja järjestellä asioita konkreettisemmin. Marikassa asuu pieni taiteilijan sielu, joka vallan ottaessaan saattaa jäädä fiilistelemään asioita liian pitkäksi aikaa.

On ihanaa ja arkea rikastuttavaa, että äitiys on tuonut elämään paljon muutakin kuin perheenlisäystä. Puhuimme pari viikkoa sitten puhelimessa siitä, kuinka paljon vuodessa on tapahtunut asioita. Hyviä asioita, joita ei olisi edes voinut kuvitella tapahtuvaksi jokin aikaa sitten. Elämään on tullut paljon uutta. Osa niistä on jo konkreettisia ja osa kehittelyasteella. Kannustamme toisiamme ja sillä, että toinen sanoo ”sinä pystyt” ja ”tuo on hyvä” on aivan valtavan suuri merkitys. Meitä yhdistää myös ajatus siitä, että kaikkeen löytyy ratkaisu. Jos ei konkreettinen niin sitten asia vaatii oman pään sisällä uudelleenkäsittelyn. 

Tämä blogi syntyi siis meidän ystävyydestämme ja tavastamme aikatauluttaa elämämme uudestaan äiteinä. Keskustelut ajankäytöstä on tuonut aivan uuden lähestymiskulman asioihin. Kaikelle on aikaa kun tarkastat päämäräsi ja sitoutumisesi. Jos edelleen sanot kyllä, tee unelmistasi totta.

Ihanaa äitienpäivää <3

Suvi ja Marika